сних показників. Так, серед кількісних показників найбільш важливі:
- обсяг документообігу (сума документопотоков вступників, відправляються і внутрішніх документів, що проходять через службу ДОП);
- штатна чисельність служби ДОУ;
- норми виробітку (дотримання нормативів часу) у процесі виконання діловодних операцій.
У числі основних якісних показників можна назвати:
- кількість (наявність або відсутність) фактів втрати або втрати документів;
- дотримання вимог, встановлених нормативними та методичними документами в сфері ДОУ;
- відсутність нарікань на діяльність служби ДОУ з боку керівництва організації;
- відсутність скарг на роботу і організацію в?? аімодействія служби ДОУ з іншими підрозділами з боку співробітників організації.
У рамках процесів сучасного корпоративного планування в оцінку діяльності служби ДОУ вводяться економічні показники, що дозволяють комплексно врахувати в оцінці штатну чисельність, фонд оплати праці, обсяг документообігу, норми виробітку, що дозволяє оцінювати не тільки діяльність служби ДОП, але й ефективність організації документообігу по всій системі управління.
Для оцінки ефективності системи ДОУ ВАТ «Родина» була використана вищевказана система показників. Так, досліджувалися обсяг документообігу, штатна чисельність апарату управління, дотримання нормативів часу в процесі виконання діловодних операцій, наявність фактів втрати документів, дотримання вимог нормативних документів при організації системи документообеспеченія.
Аналізуючи документообіг ВАТ «Батьківщина» за останні 4 роки, була виявлена ??тенденція до його зростання. У документационном забезпеченні організації виділяють три групи документів:
надходять (вхідні);
відправляються (вихідні);
внутрішні (див. таблицю 3, малюнок 9).
Таблиця 3 - Динаміка документообігу ВАТ «Батьківщина» в 2009-2012 рр.
годКоличество входять документовКолічество вихідних документовКолічество внутрішніх документовИтого20095225892211332201061968825115582011786794279185920128158242981937
Стабільне збільшення обсягу документообігу пов'язано, насамперед, з розвитком діяльності акціонерного товариства. Значний обсяг документів в компанії формується в електронному вигляді. Впровадження електронного документообігу сприяє і скорочення витрат на документообіг, підвищуючи при цьому його якість. Так, якщо до 2010 р організаційно служба ДОУ включала двох чоловік, об'єднаних у загальний відділ, то зараз весь обсяг роботи виконує один секретар.
У таблиці 4 представлена ??інформація про штатну чисельність апарату ДОП, а також витрат на його утримання.
Таблиця 4 - Динаміка показників діяльності з документаційного забезпечення управління ВАТ «Батьківщина» в 2009-2012 рр.
ГодОбщій обсяг оброблених документовЧісленность персоналу, зайнятого в процесі ДОУФОТ персоналу, зайнятого в процесі ДОУ Кількість фактів порушень при роботі з документами 2009133224861820101558251814201118591288112012193712968
Рисунок 9 - Динаміка показників документообігу ВАТ «Батьківщина» в 2009-2012 рр.
Як видно з наведених даних, якщо до 2010 р до складу загального відділу входили два співробітники, то в даний час весь потік документів обробляється вже одним. Якщо ми зіставимо показники роботи секретаріату в 2009 і 2012 р, то побачимо, що ефективність його роботи істотно зросла. Якщо в 2009 р один співробітник обробляв щорічно в середньому 666 документів, то в 2012 р - 1937, тобто в 2,7 рази більше. При зростанні обсягу оброблюваних документів в 1,5 рази витрати на утримання секретаріату скоротилися на 40%, на 56% знизилися факти браку в роботі секретаріату. Таким чином, можна констатувати, що ефективність роботи системи ДОП в ВАТ «Батьківщина» зросла (див. Малюнки 10, 11).
Малюнок 10 - Динаміка показників роботи служби ДОУ ВАТ «Родина» в 2009-2012 рр.
Малюнок 11 - Кількість браку в роботі служби ДОУ ВАТ «Родина» в 2009-2012 рр.
У цілому, підбиваючи підсумок аналізу роботи документаційного забезпечення управління ВАТ «Батьківщина» були зроблені наступні висновки:
система документаційного забезпечення у ВАТ «Батьківщина» організована на досить високому рівні. На підприємстві формується необхідний масив документів, виділені посадові особи, уповноважені контролювати документарний потік, одержувані і сформовані документи проходять всі необхідні процедури реєс...
