ентів, типізації їх форм, встановлення однакових вимог до оформлення документів, що створюються при вирішенні однотипних управлінських завдань, зниження трудових, часових і матеріальних витрат на підготовку та обробку документів, досягнення інформаційної сумісності баз даних, створюваних в різних галузях діяльності.
Управлінська діяльність будь-якої організації характеризується набором функцій, які вона виконує. Є ряд типових функцій, характерних для будь-якої організації, - облік, планування, організаційно-розпорядча діяльність і звітність та ін Також є специфічні (галузеві) функції, які можуть бути відсутні в організації: наприклад, освітня діяльність властива не всякої організації.
Кожна управлінська функція реалізується через комплекс (систему) документів, характерних тільки для даної функції. Сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками проходження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до оформлення, називається системою документації [9].
Системи документації можуть бути функціональними та галузевими. Функціональними системами документації є ті, які в тому чи іншому обсязі властиві всім організаціям, наприклад бухгалтерська, звітно-статистична, організаційна. У галузевих системах документації відбувається документування відповідних видів діяльності та відображення їх специфіки. Співвідношення функціональних і галузевих систем документів у діяльності організації залежить від характеру діяльності, компетенції організації та інших факторів.
Однотипність вирішуваних завдань, одноманітні технології їх документування, повторюваність значного обсягу обов'язкової інформації дозволили виділити ряд систем управлінської документації і сформулювати єдиний комплекс вимог до них.
З 1971 року в країні ведеться планомірна робота по створенню класифікаторів техніко-економічної інформації, що входять в Єдину систему класифікації та кодування техніко-економічної інформації (ЕСККТЕСІ), як основи інформаційного забезпечення комп'ютерних технологій і Уніфікованих систем документації ( УСД) для оптимізації введення і виведення інформації з комп'ютерних інформаційних систем.
Таким чином, уніфіковані системи документації - це приведені до максимально можливого однаковості форми документів, об'єднані в основні загальноуправлінських функціональні системи і призначені для використання всіма організаціями, незалежно від рівня управління та форми власності, що застосовують як традиційні, так і змішані, з використанням комп'ютерних технологій, методи обробки документної інформації [10]. Уніфіковані системи управлінської документації розробляються на основі:
· регламентації змісту документів, що входять в кожну систему;
· однаковості побудови форм документів;
· скорочення кількості традиційно включаються в них даних, які не використовуються при вирішенні конкретних управлінських завдань;
· виключення з документів дубльованих даних, домагаючись однократності введення інформації в процесі вирішення управлінських завдань;
· єдності застосовуваної термінології та умовних позначень, домагаючись порівнянності показників не тільки на різних рівнях управління, але і в різних системах документації на основі єдності алгоритмів формування документів і показників ...
