у них;
· визначення сукупності реквізитів і показників для кожного виду документа і створення єдиних моделей їх побудови;
· встановлення єдиних правил складання та оформлення реквізитів документів, загальних для всіх систем документації та конкретизованих у випадках наявності специфічних особливостей.
При проведенні уніфікації документів враховувалися всі вимоги до документів на всіх стадіях їх створення, заповнення, обробки та зберігання, а також психофізіологічні можливості людини і параметри технічних засобів.
Результати проведеної уніфікації документів доводяться до рівня обов'язкової правової форми - стандарту, вимога якого мають обов'язковий характер в межах сфери його дії (країни, галузі, окремої організації).
Повторюваність управлінських ситуацій і дій приводить до необхідності періодичного складання та оформлення однотипних документів, що дає можливість уніфікувати тексти управлінських документів. В основі уніфікації текстів лежить виявлення типових, повторюваних ситуацій і рішень.
Уніфікація текстів управлінських документів дозволяє прискорити прийняття управлінських рішень і спростити процес підготовки та оформлення документів.
Текст уніфікованих документів оформляють у вигляді: зв'язного (типового) тексту; трафарету; анкети; таблиці; з'єднання форм (композиції у вигляді зв'язного тексту, анкет, таблиць).
Зв'язний текст - це текст, зміст якого незмінно повторюється в ряді документів, що виключає виділення в ньому постійної і змінної інформації. Зв'язний текст застосовується при складанні всіх видів листів, правил, положень, статутів і т.д.
Трафарет - форма представлення уніфікованого тексту, що припускає поділ текстової інформації на постійну (властиву всім документам даної групи) і змінну (індивідуальну для кожного документа). Для фіксації змінної інформації в трафаретном тексті залишають прогалини.
Анкета - форма представлення уніфікованого тексту, в якому дається характеристика одного змінного об'єкту по певних постійних ознаках, параметрах, критеріях. Форма анкети застосовується для викладу словесній або цифрової інформації при описі одного об'єкта за певним набором ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, а змінній - їх конкретні характеристики. Перелік узагальнених ознак (постійна інформація) і порожні рядки для заповнення їх змінною інформацією розташовуються вертикально.
Таблиця - форма подання уніфікуютьанного тексту, що містить інформацію, що є характеристикою декількох об'єктів по ряду ознак. Форма таблиці застосовується при викладі числовий або текстової інформації про декілька об'єктів по певних постійних ознаках. Таблиці мають два рівня членування тексту: вертикальний (графи) і горизонтальний (рядки). Постійна інформація представлена ??у вигляді заголовків граф або рядків. Графи таблиці повинні бути пронумеровані, якщо таблиця друкується більш ніж на одній сторінці, на наступних сторінках вказуються номери граф. Заголовки і підзаголовки граф і рядків таблиці повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку однини. У заголовках і короткий зміст рядків і граф використовуються тільки загальноприйняті скорочення та умовні позначення.
З'єднання форм предс...
