. Навіть у самій консервативної «паперової» організації комп'ютери використовуються в якійсь частині виробничих процесів. Наприклад, для набору текстів, які згодом роздруковуються. Можна сказати, що на цьому етапі електронні та паперові технології існують ізольовано один від одного.
Тепер розглянемо етап, на якому в організації почалося впровадження електронного документообігу. Почалося перетин традиційних паперових процесів та електронних технологій. Цікавим є той факт, що, будучи спочатку вторинними, електронні технології досить глибоко впливають на предмет автоматизації. Паперові технології не тільки видозмінюються після застосування до них можливостей електронних, а й еволюціонують за своєю суттю. Цей етап характерний тим, що більшість паперових та електронних процесів все ще існують окремо. При цьому виникає деяка кількість процесів, які мають як паперову, так і електронну складову. Такі процеси є композитними, тобто складовими процесами. Двоїстість їх природи і становить основу сучасного розуміння поняття «електронний документообіг».
Останній етап - це етап, на якому впровадження системи електронного документообігу закінчено, а промислова експлуатація системи стала звичною частиною роботи організації. На даному етапі значна частина процесів вже є композитними процесами, більшість співробітників організації залучені в роботу системи електронного документообігу. Водночас залишилася частина процесів, які залишилися тільки паперовими або тільки електронними. Одна частина таких процесів утворюється із специфічних завдань, які погано автоматизуються. Інша частина утворюється в результаті ефективного опору персоналу, що має вплив на керівництво організації. Можна припустити, що співвідношення композитних процесів до «чистих» відповідає співвідношенню Парето. Однак це твердження взято зі спостережень, є емпіричним і на даний момент не перевірено експериментально [21].
Кількісний критерій ефективності документообігу виражається відношенням композитної частини до сукупності електронній та паперовій складових. Формула кількісної оцінки ефектності документообігу матиме вигляд:
(1.1)
Практичне тлумачення цієї оцінки трактується так: чим більшій кількості паперових документів вдасться надати електронну сутність і чим більшій кількості електронних процесів вдасться знайти паперове відображення, тим ефективніше реалізований електронний документообіг [7].
У рамках запропонованих критеріїв можна проводити два види оцінок - якісну оцінки і кількісну оцінку. Вибір оцінки залежить від вимог, що пред'являються до необхідної точності та суб'єктивності.
1.2 Уніфікація і стандартизація документів як основа електронного документообігу
В даний час регламентація документування, організації документаційного забезпечення управління ведеться в декількох напрямках: законодавче регулювання, стандартизація, розробка нормативних і нормативно-методичних документів загальнодержавного дії.
Основним напрямком удосконалення роботи з документами є уніфікація і стандартизація. Під уніфікацією розуміється приведення чогось до єдиної системи, формі, однаковості [8].
Уніфікація документів проводиться в цілях скорочення кількості застосовуваних в управлінській діяльності докум...
