озподіляється по різних таблицях.
У Microsoft Access можна переглядати, змінювати і видаляти дані прямо в таблицях. Однак іноді зручніше використовувати для цього спеціально створені екранні форми, які можуть мати як табличний вигляд, коли у формі відображається відразу кілька записів, так і відображати один запис у вигляді деякого бланка. У формах можна відображати інформацію відразу з декількох таблиць. У цьому випадку в основі форми буде не таблиця, а запит. Запит дозволяє об'єднувати дані з декількох пов'язаних таблиць, виконувати обчислення над даними з інших стовпців таблиці, додавати, змінювати і видаляти записи в таблицях. При цьому в більшості випадків не потрібно вивчати мову Access SQL, т.к. запити створюються дуже просто за допомогою конструктора. При будь-якій обробці даних з декількох таблиць використовуються одного разу задані зв'язки між таблицями. Можна сконцентрувати зусилля на вирішенні інформаційних проблем, не витрачаючи сил на побудову складної системи, яка відстежує в базі всі зв'язки між структурами даних. У Microsoft Access є також просте і в той же час багате можливостями засіб графічного завдання запиту - так званий «запит за зразком» (QBE, query by example), яке використовується для завдання даних, необхідних для вирішення деякої задачі. Використовуючи для виділення і переміщення елементів на екрані стандартні прийоми роботи з мишею в Windows і кілька клавіш на клавіатурі, можна буквально за секунди побудувати досить складний запит. Водночас завжди можна подивитися той запит, який сформує Access в результаті інтерактивного процесу конструювання.
Для того щоб можна було аналізувати зберігається в базі даних Access інформацію, створюються різні звіти, які дозволяють витягати потрібні дані, групувати і сортувати їх в потрібному вигляді, обчислювати підсумкові значення по групах і в цілому по всім відібраним записів. Звіти можуть бути доповнені малюнками, діаграмами, змістовними коментарями, можуть бути виведені на друк, перетворені в документ Word або опубліковані в Web.
Форми і звіти можна використовувати для завдання форматів виведення даних на екран і додаткових обчислень, що дуже схоже на роботу з електронними таблицями. Але в цьому випадку містяться у формах і звітах формати і інструкції з проведення обчислень відокремлені від даних (що знаходяться в таблицях), так що є повна свобода дій у використанні даних, не змінюючи при цьому самі дані, - досить створити додаткову форму або звіт, що використовують ті ж самі дані. Якщо потрібно автоматизувати деякі дії, то для встановлення зв'язків між певними формами і звітами або для виконання певних дій як відгуку на деяку подію (наприклад, зміна даних в деякому полі форми) можна без особливих зусиль створити макроси. Якщо потрібні більш модифіковані засоби, наприклад бібліотечні утиліти Windows, можна написати процедуру на Access Basic.
Для виконання всіх перерахованих операцій Access пропонує велику кількість Майстрів і будівник, які допоможуть швидко навчитися працювати з даними і добиватися бажаних результатів.
2. Спеціальна частина
.1 Постановка завдання
.1.1 Призначення завдання
Останнім часом більшість організацій намагаються автоматизувати документообіг або окремі його етапи. Автоматизоване просування документів ...
