напрямки діяльності та їх реалізації, дозволяє проводити аналіз здійснених господарських операцій.
. Документація бухгалтерського обліку є частиною загального документообігу Компанії. В організації визначено перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, форми первинної документації, реєстр облікових регістрів і графік документообігу.
. Негативним моментом є відсутність в організації переліку документів складаються в момент здійснення операції і після завершення операцій. Однак, графік документообігу містить частково відомості, які вказуються в даному переліку. Наприклад, найменування документа, відповідальний за виписку, відповідальний за оформлення, відповідальний за виконання, термін виконання при створенні документа.
Для більш повної оцінки якості документообігу ТОВ «Самурай-Авто» необхідно провести аналіз стану діловодства в бухгалтерії.
2.3 Аналіз стану діловодства в бухгалтерській службі ТОВ «Самурай-Авто»
Документи, з якими працює бухгалтерія ТОВ «Самурай-Авто», можна розділити на три групи (рис. 7):
документи податкового обліку та звітності;
бухгалтерські документи;
інші документи.
До документів податкового обліку та звітності відносяться форми податкової звітності та податкові регістри. Бухгалтерські документи діляться на первинні документи, регістри бухобліку, форми звітності. До інших документів відносять довідкову та організаційно-розпорядчу документацію Компанії.
У бухгалтерії ТОВ «Самурай-Авто» застосовується децентралізована форма обробки документів, тобто обробка документів розподілена між фахівцями бухгалтерії і кожен з них виконує однотипний набір операцій.
Рис. 7. Склад бухгалтерської документації
Так як діловодство являє собою повний цикл роботи з документами, починаючи від моменту їх створення або отримання до завершення виконання, то, управління бухгалтерською документацією ТОВ «Самурай-Авто» оцінимо в розрізі таких складових:
рух бухгалтерських документів організації у відповідності з графіком документообігу;
контроль за їх виконанням;
оперативне зберігання протягом поточного року та підготовка до передачі в архів;
зберігання в архіві.
Першим етапом руху документів в організації є їх створення або отримання. У бухгалтерії ТОВ «Самурай-Авто» можна виділити три основні потоки документації:
- вхідні документи, що надходять з інших організацій;
- вихідні документи, що відправляються в інші організації;
- внутрішні документи, створювані на підприємстві і використовуються працівниками підприємства в управлінському процесі.
Всі документи, що надходять до бухгалтерії Товариства проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на виконання. У цьому і полягає суть першої складової діловодства.
Відповідно до правил діловодства всі документи організації, як надходять з боку, так і створювані нею самою, підлягають обов'язковій реєстрації.
У бухгалтерії ТОВ «Самурай-Авто» немає співробітника, в обов'язки якого входить прийом та обробка документації, що надходить в підрозділ. Всі обов'язки розподілені між співробітниками бухгалтерії. Контроль правильності оформлення надходять зовнішніх документів не проводиться, помилково отримана кореспонденція назад адресату не відсилаються, реєстрація вхідної документації не ведеться. Всі документи передаються безпосередньо фахівцю, якому призначений документ. Якщо документ повинен виконуватися декількома виконавцями, його розмножують в потрібній кількості примірників. Попередній розгляд та обробка документів проводиться самим працівником.
Реєстрація бухгалтерських документів має велике значення для організації.
Як вже було зазначено, саме первинні бухгалтерські документи є підставою для відображення в обліку активів, пасивів, доходів і витрат фірми. Однак не завжди первинні документи надходять в організацію вчасно, а якщо врахувати, що вони найчастіше відправляються поштою, то випадки надходження документів з великим запізненням у ТОВ «Самурай-Авто» не рідкість. А раз немає документів, то, відповідно, немає і здійснених операцій.
Особливо гостро ця проблема пов'язана з урахуванням послуг зв'язку, комунальних послуг, поверненням документів від покупців і замовників, які часто надсилають товарні накладні...
