, акти та рахунки-фактури з великим запізненням. Мало того що організація не має можливості відобразити в обліку витрати і доходи, але при цьому ще й не має права скористатися вирахуванням з ПДВ, так як рахунок-фактура відсутній, тому, як правило, бухгалтерська звітність і відповідні податкові декларації складаються без урахування таких сум.
Крім того, зберігання документів проводиться по об'єктах обліку, тобто в Організації відсутня як така затверджена номенклатура справ. Існують окремі папки зберігання документів з наступним ділянках обліку:
1. Установчі документи.
2. Договору.
. Каса.
. Банк.
. Основні засоби.
. Авансові звіти.
. Головна книга.
. Звітність.
. Податкові картки і звітність.
В Організації розроблений графік документообігу. Роботу зі складання даного графіка організовує головний бухгалтер, а безпосередньою його розробкою займаються бухгалтера.
Графік документообігу є регламентом, що закріплює оптимальний режим (терміни і черговість) обробки всієї бухгалтерської документації, що надходить в бухгалтерію організації. Оформлений графік документообігу у вигляді таблиці, яка містить перелік робіт зі створення, перевірки та обробки документів, виконуваних кожним виконавцем, із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт. Частковий графіка документообігу наведено у Додатку 4.
У кожного бухгалтера на робочому місці є виписка з графіка, в якій перераховані всі документи, що відносяться до сфери його діяльності, а також вказані адреси і строки подання документів.
Відповідальність за дотримання графіка руху документів несуть його виконавці, а контроль за дотриманням графіка документообігу здійснює головний бухгалтер Компанії.
Він же здійснює і контроль за виконанням бухгалтерських документів, причому контрольні заходи включають в себе як терміни виконання бухгалтерських документів, так і якість їх виконання.
Після належного виконання документа він поміщається у відповідну папку.
У папках документи зберігаються в хронологічному порядку. Зазвичай бухгалтерська папка формується в ТОВ «Самурай-Авто» на один фінансовий рік, виняток становить тільки папка «Основні засоби».
Якщо обсяг документів до якоїсь папці перевищує 200-250 листів, то заводиться друга, третя і т.д. однойменні папки. Їм присвоюються порядкові номери.
Наприклад:
«Каса 1 (січень-березень 2013)».
«Каса 2 (квітень - травень 2013)».
«Каса 3 (травень - жовтень 2013)».
«Каса 4 (листопад - грудень 2013)».
По закінченню фінансового року папки з документами поміщаються до архіву, сформований також за предметними ознаками. Доступ до архівних документів мають усі працівники бухгалтерської служби.
Крім паперових документів в бухгалтерії підприємства присутні електронні документи. Практично всі облікові регістри створюються і зберігаються в електронному вигляді на дисках. При цьому зберігаються резервні копії баз даних на певну дату, найчастіше на 31 грудня попереднього року.
Як видно з матеріалів параграфа, діловодство як таке в бухгалтерській службі ТОВ «Самурай-Авто» відсутня. Є елементи організації роботи з документацією, але практично повністю відсутні елементи реєстрації, систематизації, контролю виконання та зберігання документів. Це позначається на якості роботи яксамої бухгалтерії, так і всієї організації.
При такому ставленні до документації важко буває знайти який-небудь документ. Дуже часто документи губляться або зберігаються не в тому часовому періоді, до якого відносяться.
Наприклад: Постачальник матеріалів - Компанія Subaru, прислав в організацію претензію, про те, що деякі поставки автозапчастин не були сплачені в строк. Керівник попросив бухгалтерію зробити довідку про оплату поставок з додатком копій виписок банку і платіжних документів. Бухгалтерія довідку зробила. За даними виявилося, що в дні зазначені в претензії оплата здійснювалася, що зафіксовано у виписці банку. Лист з довідкою відправили контрагенту. Контрагент у відповідь повторив лист з претензією і додатком акту звірки розрахунків. Виявилося, що в бухгалтерії ТОВ «Самурай-Авто» склали довідку на підставі торішніх документів, а зазначені в претензії поставки справді не оплачені.
Як видно з наведеного прикладу, помилки в систематизації та зберіганні документів негативно позначаються на діяльно...
