політики та роботи з персоналом;
проводити систематичний аналіз кадрової роботи на підприємстві, розробляти пропозиції щодо її поліпшення;
забезпечувати соціальні гарантії трудящих в питаннях зайнятості, дотримання порядку працевлаштування і перенавчання вивільнюваних працівників, надання їм встановлених пільг і компенсацій;
організовувати табельний облік, складання і виконання графіків відпусток, контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах підприємства і додержанням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, аналіз причин плинності, розробляти заходи щодо зміцнення трудової дисципліни, зниження плинності кадрів, втрат робочого часу, контролювати їх виконання;
забезпечувати складання встановленої звітності з обліку особового складу та роботи з кадрами;
керувати працівниками відділу.
Інспектори відділу кадрів виконують такі функції:
підготовка документів по прийому і звільненню співробітників, підготовка наказів по підприємству, ведення та облік трудових книжок, ведення та облік особистих карток і табеля робочого часу, внесення інформації в базу 1С-Кадри;
організація ремонту оргтехніки, закупівель канцтоварів;
оформлення замовлення канцтоварів;
пошук необхідної інформації в Інтернеті;
контроль повернення відвантажувальних документів, ведення списку вчасно невернувшіхся документів.
В обов'язки секретаря входить:
бездокументарній обслуговування всього підприємства (участь у підготовці заходів керівництва й інших співробітників підприємства);
забезпечення телефонних переговорів співробітників;
організація прийому відвідувачів.
Завдання документаційного забезпечення діяльності підприємства вирішуються працівниками відділу кадрів. Дана форма ведення діловодства називається централізованої формою. Централізована форма передбачає зосередження всіх технологічних операцій по роботі з документами у віданні одного спеціалізованого структурного підрозділу. У цьому підрозділі виконується повний цикл технологічних операцій з обробки документів від моменту їх отримання або створення до здачі в архів; прийом і обробка вступників документів, їх реєстрація, контроль за виконанням, довідково-інформаційна робота, систематизація та зберігання документів, відправка документів, обробка документів для їх передачі в архів. Централізація окремих операцій з обробки документів є найбільш раціональною формою організації діловодства, оскільки дозволяє знизити витрати на обробку документів, поліпшити організацію праці працівників служби діловодства за рахунок спеціалізації і взаємозамінності окремих працівників, ефективно використовувати оргтехніку, досягти єдності організаційного методичного керівництва документаційне забезпечення.
У «Сибірський Антрацит» всі операції з документами здійснюється інспектором відділу кадрів, в процесі своєї організаційно-розпорядчої та виконавчої діяльності реєструє вхідну, внутрішню і вихідну документацію, видає накази, розпорядження, протоколи, інструкції, положення, акти, листи та інші дОКУМЕНТА, підготовка та оформлення яких визначається державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію.
Журнал реєстрації вхідної, вихідної і внутрішньої документації знаходиться у начальника відділу кадрів. Всі журнали реєстрації документів оновлюються кожний календарний рік.
Документообіг в «Сибірський Антрацит» здійснюється у вигляді потоків документів між тими людьми, які аналізують і виробляють інформацію або приймають рішення і пунктами технічної обробки документів на підприємстві. По тому, які етапи обробки проходять документи, можна виділити три основних інформаційних потоку - документопотока:
. Документопотік входять в організацію документів (листи, договори, рекламні оголошення, відомчі розпорядження та інструкції, і т.д.), відповідно до малюнком 1.
Етапи обробки вхідного документа, на прикладі вхідного листа:
працівник відділу кадрів реєструє документ, присвоює йому унікальний вхідний номер. При реєстрації також фіксується дата документа надходження в організацію;
працівник відділу кадрів передає документ керівнику;
керівник розглядає документ і з резолюцією, що відбиває його рішення направляє виконавцю через працівника відділу кадрів. Працівник відділу кадрів вносить резолюцію в реєстраційний журнал;
виконавець, працюючи з документом, готує відповідь, який направляє керівнику на підпис (разом із супровідними матеріалами, які ...
