використовувалися при підготовці відповіді);
працівник відділу кадрів (при необхідності) здійснює контроль за виконанням документа;
копія документа підшивається в справу.
Малюнок 1 - Документопотік вхідних документів «Сибірський Антрацит»
Вхідний документопотік будь-якої організації складається з:
документів вищестоящих організацій (органів влади і управління, центральних апаратів міністерств та ін.). До складу цих документів входять директивні вказівки, нормативні та методичні акти, які є підставою для керівників в організації виробничої, управлінської, технічної, економічної, соціальної та іншої діяльності. За видовим складом до цих документів відносяться: укази, закони, постанови, розпорядження, вказівки, доручення, накази, листи, інструкції, рішення, методичні вказівки та рекомендації;
документів від підвідомчих організацій, які містять відомості про виконання розпорядчих дій, запити про шляхи виконання завдань і звітні відомості про свою діяльність. По видах документів цей потік складається з звітів (про фінансової, господарської, соціальної, управлінської діяльності), ініціативних доповідних записок, листів, актів;
документів від несупідрядними організацій, що направляються з метою узгодження спільних дій або спонукання до них, з метою консультування, отримання інформації. Основні види документів: листи (інформаційні, рекламні, оферти, гарантійні, запити та ін.) І договори, а також документи, що супроводжують виконання договорів (акти взаємозаліків, рахунки, заявки, сертифікати, відвантажувальні документи та ін.);
звернень громадян - пропозицій, заяв, скарг.
Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, у встановлені терміни. Терміни можуть бути встановлені нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ або можуть бути зазначені безпосередньо у вхідному документі.
. Документопотік вихідних документів - інформація, що спрямовується у зовнішній світ (листи і відповіді на листи, договори, звіти, контракти, прес-релізи і т.д.), відповідно до малюнком 2.
Вихідний документ - офіційний документ, що відправляється з установи. Вихідний документопотік складається з документів, що створюються в даній організації та відправляються за її межі. Вихідні документи створюються у відповідь на що надійшли письмові чи усні запити або як ініціативні документи, вимагають або не потребують відповіді. Ініціативні документи завжди значно перевищують групу відповідних документів. Мотиви створення вихідних документів диктуються напрямками діяльності організації та її інформаційними запитами. У Вихідний документопотік виділяється група розпорядчих (за умови, що організація має підвідомчі організації) та інформаційних документів (комунікативних) - листи, доповідні, огляди, довідки, звіти, договори, документи щодо їх виконання.
Етапи обробки вихідного документа, на прикладі відповіді на лист:
вихідний документ готується виконавцем у підрозділі (складається і узгоджується проект документа). Найчастіше вихідний документ оформляється виконавцем, а працівник відділу кадрів перевіряє правильність оформлення;
оформлений документ передається на підпис керівнику підприємства;
після підписання керівником документ реєструється працівником відділу кадрів;
зареєстрований документ відправляється адресату;
копія документа підшивається в справу.
Малюнок 2 - Документопотік вихідних документів «Сибірський Антрацит»
3. Документопотік внутрішніх документів, тобто створюваних всередині організації і переданих з одного підрозділу в інший (накази, розпорядження, інструкції керівництва, службові записки, акти тощо), відповідно до малюнком 3.
Етапи обробки внутрішнього документа, на прикладі наказу на звільнення:
внутрішній документ складається працівником відділу кадрів або в структурному підрозділі;
погодження проекту документа;
після підписання керівником документ реєструється працівником відділу кадрів;
зареєстрований документ передається в структурні підрозділи;
копія документа підшивається в справу.
Малюнок 3 - Документопотік внутрішніх документів «Сибірський Антрацит»
Внутрішній документопоток складають документи, створювані і використовувані в самому апараті управління, що не виходять за його межі. Походження цих документів збігається зі ...
