казує на необхідність залучення до виконання завдань (дії), випливають з потреб підприємства в документованої інформації, додаткових ресурсів, і насамперед персоналу відповідної кваліфікації та чисельності - персоналу, який представляє собою один з об'єктів управління діловодством.
Однак керувати В«персоналом взагаліВ» з необхідної ефективністю неможливо. Для цього працівники підприємства, в тому числі і привертаються до виконання завдань (дій) з діловодства, повинні бути, по-перше, також наділені відповідними повноваженнями, по-друге, забезпечені необхідними для належного виконання завдань (дій) ресурсами (У тому числі засобами праці) і, по-третє, повинні отримати в своє розпорядження належним чином обладнані робочі місця (приміщення).
Крім того, зазначені працівники повинні виконувати доручені їм завдання (дії) узгоджено, не заважаючи, а допомагаючи, один одному. І, нарешті, хто - го повинен час від часу здійснювати оперативне втручання в їх роботу - зокрема, надаючи їм, допомога радою чи ділом, доводячи до їх відома нову управлінську інформацію, здійснюючи контроль за виконанням тих чи інших завдань (дій) (тобто, простіше кажучи, перевіряючи, наскільки своєчасно, повно і якісно виконується дана робота) і т.д.
Найбільш розумним буде зорганізувати цих працівників у складі відокремленого структурного підрозділу, функціонально призначеного саме для того, щоб гарантовано забезпечити потреби підприємства в документованої інформації та належне виконання випливають з них завдань (дій). Тут, мабуть, настав час знову звернутися до деяких положень ГСДОУ.
3.2 Організація діловодства як структура, що забезпечує потреби підприємства в документованої інформації
Відповідно до розд. 5 ГСДОУ діловодство (ДОП) підприємства (організації, установи) В«здійснюється спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділу В». Необхідно підкреслити, однак, що в тих випадках, коли формування такої служби (умовно - служби ДОП) або іншого аналогічного за функціональним призначенням структурного підрозділу представляється недоцільним, наприклад, в силу порівняно невеликих потреб підприємства в документованої інформації виконання завдань (дій) по підготовки та обробці управлінських документів слід покласти на спеціа1ьно уповноважена і належним чином підготовлене до їх виконання посадова особа (у тому числі за сумісництвом) - секретаря, інспектора та пр. Такий варіант є оптимальним для так званих малих підприємств. У якості функціонального призначення служби ДОП (виконує се функції посадової особи) ГСДОУ визначає впровадження на підприємстві єдиного порядку роботи з документами (їх підготовки та обробки), а також подальше вдосконалення форм і методів зазначеної роботи, в тому числі за допомогою більш широкого застосування засобів автоматизації і механізації діловодних процесів. Цей же розділ документа визначає загальний порядок комплектування служби ДОП працівниками необхідної кваліфіка...
