;
В· опис особливо цінних документів;
В· опис страхового фонду;
В· реєстр описів;
В· реєстр описів особливо цінних документів;
В· інвентарна книга обліку справ з матеріальними цінностями;
В· паспорт архіву;
В· паспорт архівосховища;
В· відомості про зміни у складі та обсязі фонду на 1 січня;
В· картка фонду;
В· справа фонду;
В· внутрішньо-ділові опису і листи - засвідчувач справ.
У книзі обліку надходжень документів фіксуються всі надходження документів до архіву за минулий рік, їх складання та первинне опис.
У ньому вказуються джерела надходжень, фіксуються документи, за якими йшло надходження документів, - здавальні описи, акти прийому-передачі. На її основі складаються всі інші облікові документи архіву.
У первинному надходженні фонду він отримує номер за списком фонду. Наступні його поповнення фіксуються під тим же номером.
Список фондів є переліком офіційних найменувань і номерів зберігаються, вибулих і вступників архівних фондів. Фонди отримують порядкові номери. Щорічно на 1 січня складається підсумковий запис
про кількість фондів та їх русі.
Лист фонду містить назву, номер архівного фонду, його категорію, місце зберігання, відомості про кількість, хронології, складі його документів, науково-довідковому апараті і динаміці на підставі записів про рух документів. У ньому вказують опису фонду, їх стан і зміст.
Архівний опис є одним з основних облікових документів архіву, архівним довідником, що містить систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду та призначеним для їх обліку та розкриття їх змісту. Опис складається на основі номенклатури справ та їх реальної наявності. Завдяки опису, кожна одиниця зберігання отримує свій архівний номер.
Описи особливо цінних документів та страхового фонду складаються аналогічно архівного опису.
Реєстр опису служить для реєстрації описів, їх кількості і складу. У ньому зазначаються номер фонду, номер опису, кількість справ у ній, кількість аркушів опису і його примірників.
Реєстр описів особливо цінний документів ведеться аналогічно загальним реєстром описів.
Інвентарна книга обліку справ з матеріальними цінностями заводиться в тому випадку, якщо у справах або їх оформленні є матеріальні цінності, дорогоцінні метали і камені. Такі справи зберігаються в сейфах
Паспорт архіву щорічно 1 Січень висилається в вищестояще архівну установу. Він містить всі відомості про архів, його фондах, одиницях зберігання, облікових, науково-довідкових документах, роботи архіву в усіх напрямках за звітний рік.
Паспорт архівосховища також є звітним документом і містить відомості про розміщені в ньому фондах, справах, документах за звітний рік.
Картка фонду є обліковим документом, що містить назву, відомості про кіль...
