або начальнику сектору (НС) із закупівель молока та низова мережі, останній у свою чергу, виносить резолюцію на виконання заявки одному з підлеглих йому агентів з постачання.
Начальник ВМТП направляє РКП з файлами заявки та проекту договору з резолюцією на узгодження економісту з договірної та претензійної роботі (ЕД) і юрисконсульту (ЮК).
ЕД і ЮК прикріплюють до РКП пропозиції щодо зміни тексту договору і оформляють звіт про виконання на резолюцію начальника ВМТП.
Агент з постачання по резолюції начальника ВМТП становить узгоджений проект договору-поставки і прикріплює його до РКП.
Далі начальник ВМТП оформляє звіт про виконання на резолюцію ГД, направляючи таким чином РКП з узгодженим проектом договору на підпис ГД через СГД. СГД роздруковує два екземпляри тексту договору, передає його на підпис ГД, а після підписання - направляє постачальнику (П). Одночасно СГД направляє РКП з резолюцією В«зареєструватиВ» ЕД і з резолюцією В«взяти до відомаВ» начальнику ОМТС. br/>В
Малюнок 3.4 - ОСІВС електронного документообігу при укладанні договорів на постачання з використанням СЕД
В
Малюнок 3.5 - ОСІВС електронного документообігу при укладанні договорів на постачання з використанням СЕД (продовження)
Після надходження від постачальника підписаний обома сторонами примірник договору через СГД передається ЕД. Виставлений постачальником рахунок на оплату постачання після підписання його ГД надходить до бухгалтерії. Відсканований рахунок прикріплюється до РКП. p align="justify"> Одночасно СГД направляє відповідну РКП з резолюцією В«взяти до відомаВ» ЕД та начальнику ОМТС. ЕД і начальник ВМТП оформляють звіт про виконання на резолюцію ГД. p align="justify"> Надалі до РКП поставки прикріплюються файли документів, що підтверджують виконання поставки (рахунки-фактури, накладні, акти приймання, ветеринарні свідоцтва і т.д.).
Порівняння технології електронного документообігу з використанням системи "Справа-Підприємство" з існуючою технологією дозволяє виявити наступні переваги використання СЕД.
Підготовку і набір електронного варіанту проекту виконує агент з постачання.
Відсутня передача твердих копій документів (заявок, проектів договорів) на підготовчих стадіях.
Рух документа здійснюється за безпаперовій технології управління ходом робіт (workflow). Підставою для автоматичної передачі документа від однієї посадової особи іншого є факт винесення резолюції із зазначенням виконавців документа, а також факт оформлення звіту про виконання документа. p align="justify"> Тверді копії договору роздруковуються тільки наприкінці процедури узгодження безпосередньо перед підписанням договору генеральним директором.
