справи. У справи не повинні міститися документи, що підлягають поверненню. p align="justify"> Перед приміщенням документа в справу співробітник підрозділу конфіденційного діловодства зобов'язаний перевірити наявність відмітки про виконання, відповідність виду та змісту документа заголовку справи, наявність відмітки про переведення додатки на облік конфіденційних документів виділеного зберігання, якщо воно не підшивається до справи .
У справі групуються, як правило, документи одного календарного року.
Ведення перехідних справ допускається в окремих випадках, головним чином з планування, проектування, а також розробці наукових тем і, як правило, для документів тимчасового терміну зберігання.
Залежно від виду та змісту документи систематизуються усередині справ в питально-логічної, хронологічної послідовності або їх поєднанні.
Видані підприємством розпорядчі документи, протоколи, акти систематизуються в справах хронологічно в порядку зростання номерів.
У справах з листуванням надійшли документи поміщаються, як правило, разом з копіями відправлених документів, якими вони виконані. Копії виданих ініціативних документів, які направляються в інші підприємства, з метою забезпечення їх збереження підшиваються, як правило, у справу відразу, до отримання відповідей на них. p align="justify"> Розпорядчі документи вищестоящих підприємств, видані в поточному році, але надійшли на початку наступного року, поміщаються у справу поточного року.
Плани та звіти поміщаються у справи року, до якого вони належать, незалежно від часу їх складання. Перспективні плани поміщаються у справи початкового року дії планів, звіти про їх виконання - у справи останнього року дії планів. p align="justify"> Листи ознайомлення з розпорядчими документами та листи розсилки до документів поміщаються слідом за відповідними документами, нумеруються і вносяться до опису документів справ (див. розділ 6.3) як самостійні документи.
Кожна справа повинна містити не більше 250 аркушів. При більшій кількості аркушів заводяться в послідовності томи справи, які повинні мати один і той же індекс і заголовок даної справи. p align="justify"> Формування справ проводиться шляхом підшивки документів у обкладинки. Справи постійного і довгострокового термінів зберігання повинні мати тверді обкладинки. p align="justify"> Окремі справи можуть формуватися в папках-скорошівателях або в папках реєстраторах, якщо це викликається інтересами забезпечення режиму конфіденційності. Такі справи користувачам не видаються (при необхідності можуть видаватися окремі документи справ), в них ведеться опис документів, яка по закінченні року або перед здачею справ на архівне зберігання підшивається в обкладинку разом з документами справи. p align="justify"> Якщо у справи підшиваються документи, зареєстровані за обліками попереднього або насту...
