проектів;
- угруповання документів з планування поточного року окремо від документів з планування наступного року.
Систематизація конфіденційних справ у номенклатурі повинна проводитися з урахуванням їх важливості і взаємозв'язку, що прискорює пошук документів. Справи з планами та звітами розташовуються в послідовності термінів їх зберігання: слідом за справами з річними планами (звітами) повинні вноситись справи з квартальними, а потім з місячними планами (звітами). Справи з листуванням з одного питання, що розрізняються між собою кореспондентськими ознакою, розташовуються за алфавітом кореспондентів, а справи з документами, що розрізняються географічним ознакою, - за алфавітом населених пунктів. p align="justify"> При значній кількості справ доцільно групувати їх в номенклатурі по розділах, відповідних найменуваннями структурних підрозділів або основними напрямами (питань) діяльності підприємства. Кожному розділу присвоюється номер. p align="justify"> Справа з номенклатурою конфіденційних справ, конфіденційні і відкриті журнали (картотеки) обліку конфіденційних документів, а також відкриті справи з матеріалами на конфіденційні документи (реєстри, квитанції, розписки на відправлені документи, акти перевірок наявності документів та ін .) поміщаються в кінці номенклатури, яка не має поділу по розділах, а за наявності розділів в розділі, відповідному назвою підрозділу КД при структурній схемі побудови номенклатури справ, або в розділі В«Конфіденційне діловодствоВ» при виробничо-галузевої схемі побудови.
Кожній справі присвоюється самостійний цифровий індекс, який складається з номера структурного підрозділу (за структурній схемі побудови номенклатури) або номери напрямку (при виробничо-галузевої схемі) і через тире порядкового номера справи в межах кожного розділу, наприклад : 01-01, 01-02, 02-01 і т.д. У номенклатурі, яка не має поділу на розділи, замість індексу справи проставляється його порядковий номер за номенклатурою. p align="justify"> Формування конфіденційних справ включає групування документів у справах відповідно до номенклатури справ та систематизацію документів всередині справ. Справи формуються протягом року по мірі надходження в них документів. p align="justify"> Формування конфіденційних справ повинно здійснюватися в підрозділі КД.
У справи поміщаються виконані документи (оригінали або завірені копії), оформлені в установленому порядку. Другі екземпляри можуть поміщатися у справу лише у випадках, коли на них є які-небудь резолюції, помітки, що доповнюють зміст основного примірника. При виробничій необхідності допускається поміщати у справи тимчасового зберігання (до 10 років) проекти документів. У виняткових випадках з дозволу керівника підрозділу КД допускається поміщати в конфіденційні справи окремі відкриті документи, що мають пряме відношення до змісту конфіденційних документів...
