ляховий лист по приїзду. Записи в дорожньому листі в частині виробничого завдання робить диспетчер, фактичний витрата пального вказує водій, всі інші дані про виконану роботу та техніко-експлуатаційні показники заповнюються працівниками відповідних підрозділів і замовником. Перед випуском машини автомеханік оглядає її, у дорожньому листі засвідчує технічну справність машини і підписує дозвіл на виїзд. У дорожньому листі заздалегідь проставляються порядковий номер, дата видачі, штамп підприємства. На лицьовій стороні вказується прізвище, ім'я по батькові водія і супроводжуючої особи, в чиє розпорядження виділена автомашина, а також марка, номер машини, місце отримання і доставки вантажу, число поїздок з вантажів, відстань перевезення і час виїзду з гаража. Порядкова нумерація подорожніх листів ведеться, починаючи з 1 січня кожного року.
Витрата палива відповідно записується в спеціальний розділ подорожнього листа, де вказується залишок пального при виїзді з гаража, кількість виданого пального і залишок при поверненні машини в гараж. Зворотний бік подорожнього листа заповнює водій. Він записує окремо кожен рейс з вантажем і без вантажу, із зазначенням пунктів призначення, найменування та кількості привезеного вантажу, часу прибуття в пункт перевезення. Всі ці дані завіряються особою, у чиє розпорядження виділена автомашина і підтверджуються накладними та іншими документами, які водій здає разом з подорожнім листом.
При заповненні цієї частини подорожнього листа водії часто допускають неточності. Не завжди (або майже ніколи) не вказують час простою під навантаженням-розвантаженням, номер товарно-транспортної накладної. Це є порушенням, і в кінцевому рахунку є причиною неточного ведення обліку. Оформлені шляхові листи групуються, вказуються табельні номери водіїв. Диспетчер становить оборотну відомість на кожного водія за весь місяць, де вказується марка автомашини, номер путівки, щоденний пробіг, витрата палива, обсяг перевезеного вантажу. Зворотний відомість зшивається з путівками і передається економісту. Економіст, у свою чергу перевіряє цю відомість, і потім нараховує зарплату водіям. Звід по заробітній платі передаються бухгалтеру розрахункового столу. Таким чином, у дорожніх листах ТОВ «Зостмайер» відображають лише саму загальну інформацію, наприклад марку автомобіля, прізвище водія і обсяг витраченого бензину.
Організацію обліку транспортних засобів у ТОВ «Зостмайер» можна подивитися в Додатку 3. Тут конкретно проглядається рух первинного документа (подорожнього листа), відповідальні за його заповнення, строки звітності. Як видно, документообіг чітко розписаний, конкретні терміни здачі, але необхідно покласти відповідальність за достовірність і правильність заповнення первинного документа саме на водія, тому він є основним учасникам процесі заповнення подорожнього листа.
Дана блок-схема описана в Положенні про транспортній службі, але фактично не виконується. Заповнення подорожнього листа достатньо суб'єктивно і реальні дані простежити фактично неможливо. Показання спідометра механіком часто не перевіряються (механік працює по 8-годинному робочому тижні, а деякі водії по вахті).
Зазначені вище недоліки в системі обліку, як показала практика за останні 2 роки, привели до наступних зафіксованим порушень дисципліни з боку водіїв.
Продаж надлишків палива на сторону. Дуже часто норма витрати палива завищена, і заощаджений паливо продають, на трасах зустрічається багато пропозицій з продажу палива за 60% від номіналу.
Купівля підроблених чеків. Водій купує чек і здає його в бухгалтерію підприємства. Бухгалтерія виплачує водієві необхідну суму, або списує з підзвітних коштів.
Заправка за своєю паливної карті іншого автомобіля.
Змова з оператором АЗС. Якщо водій заправляється по паливній карті, то «лівий» чек він купити не може, тому дані по чеку не співпадуть з щомісячним звітом паливної компанії. Водій домовляється з оператором АЗС про «розготівковуванні» коштів з паливної картки; можна домовитися з оператором про роздруківці чека, наприклад, на 200 літрів, в бак реально потрапляє 100 літрів, а різницю оператор віддає водієві готівкою по 18-20 рублів за літр палива.
Заправка більш дешевим паливом. Водій заправляється дешевим паливом (наприклад, з трактора), а привозить чек за ринковою вартістю. Різницю у вартості водій кладе в кишеню, а підприємство розплачується ремонтом паливної апаратури, тому часто на трасах продають сурогат.
Водії виконують «ліві» рейси в своїх інтересах. Використання техніки в особистих цілях.
підкручування одометра. Водіям, яким платять за кілометраж, вигідно його збільшувати. Вони підкручують показання одометра. При цьому можна списати і додат...
