ус-Кво». Організація роботи з документами, що містять комерційну таємницю, ведеться 2-ма підрозділами: загальним відділом та відділом кадрів.
Серед функцій секретаря генерального директора є функція Робота з конфіденційними документами, участь у розробці та поповненні Переліку відомостей, що становлять комерційну таємницю та інших нормативних актів, що регламентують порядок забезпечення безпеки та захисту інформації .
Секретар підпорядковується заступнику директора підприємства.
На відділ кадрів покладено:
? документування трудових правовідносин організації зі штатним і тимчасовим персоналом;
? розробка Переліку відомостей, що становлять комерційну таємницю та інших нормативних актів, що регламентують порядок забезпечення безпеки та захисту інформації;
? зберігання та ведення документації по особовому складу, трудових книжок та особових справ;
? захист персональних даних працівників організації.
Відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом, підпорядкованим безпосередньо першому заступникові директора. У відділі кадрів два менеджери з персоналу, один з яких займається оформленням кадрової документації, а інший - поточними питаннями (підбором персоналу, підготовкою нормативних документів, організацією корпоративних заходів тощо.).
Розробка документів щодо захисту комерційної таємниці покладена на відділ кадрів. Підготовка цих документів здійснюється за сприяння секретаря та юридичного відділу.
Співробітники ЗАТ «Статус-Кво», які мають до інформації, яка містить відомості конфіденційного характеру, при прийомі на роботу знайомляться з Переліком відомостей, що містять комерційну таємницю, і підписують зобов'язання про нерозголошення комерційної таємниці.
Перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю ЗАТ «Статус-Кво», складений з урахуванням ФЗ Про комерційну таємницю .
Зберігання документів з грифом Комерційна таємниця здійснюється в сейфах і сейфових шафах або на металевих закриваються стелажах, а також у закритих для вільного доступу приміщеннях, або, з дозволу генерального директора, в інших підрозділах при забезпеченні умов їхнього гарантованого збереження.
Видача співробітникам конфіденційних документів ведеться строго у відповідності зі списком прізвищ на звороті останнього аркуша документа. Рух (видача та повернення) документів з грифом Комерційна таємниця відображається в журналі обліку видачі документів з грифом Комерційна таємниця .
Якщо документи зберігаються в підрозділах заводу, то за їх видачу, повернення і відображення даних фактів у журналі обліку видачі документів з грифом Комерційна таємниця відповідає керівник підрозділу. Співробітники сповіщаються про введення нових відомостей, що містять комерційну таємницю, шляхом ознайомлення з наказом про заходи з охорони комерційної таємниці.
Управлінню кадрів в даний час доручена розробка нової документації по роботі з конфіденційними документами: Положення про комерційну таємницю і коректування Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю.
Функції працівника по обробці секретних документів та документів з грифом Комерційна таємниця виконує секретар.
До конфіденційної інформації належать і персональні дані співробітників ЗАТ «Статус-Кво». З персональними даними в першу чергу працюють співробітники відділу кадрів.
Найбільш поширеними операціями з персональними даними є їх отримання, обробка, зберігання і передача.
До документів, що містять інформацію, необхідну роботодавцю при прийомі на роботу, відносяться документи, що пред'являються при укладенні трудового договору. Всі ці документи вказані в ст.65 Трудового кодексу РФ і відповідних положеннях інших федеральних законів.
Зберігаються особисті справи та інші документи, що відображають персональні дані співробітників, в сейфових шафах в приміщенні відділі кадрів. Ключі від сейфових шаф знаходяться у співробітників відділу.
Видача персональної інформації про співробітників здійснюється на першу їх вимогу, співробітники отримують повну інформацію про їх персональних даних та обробці цих даних, мають вільний безкоштовний доступ до своїх персональних даних, включаючи право на отримання копій будь-якого запису, що містить персональні дані працівника.
Персональних дані не повідомляються третій стороні без письмової згоди працівника, причому особи, які отримують персональні дані працівника, попереджаються про те, що ці дані можуть бути використані лише в цілях, для яких вони повідомлені.
...
