жна створити комісію, яка складе акт і вкаже в ньому, за що були сплачені гроші. На додаток до товарного чеку обов'язково повинен бути прикладений касовий чек, виключення становлять ті випадки, коли у продавця є право торгувати без касового апарату.
Якщо з авансового звіту видно, що підзвітна особа витратив рівно стільки, скільки отримав, то в цьому випадку сальдо буде нульовим і заборгованість не утворюється.
Якщо ж частина грошей залишилася невитраченої, то працівник повинен повернути залишок у касу підприємства. Бухгалтер становить прибутковий касовий ордер. Якщо у працівника виданих грошей не вистачило, і він ще витратив свої, то можливі наступні варіанти:
) керівник підприємства визнав, що перевитрата виправданий, працівникові повинні відшкодувати різницю;
2) керівник вирішить, що працівник проявив зайву самостійність, то суму перевитрати йому не компенсують.
Суми, не повернуті підзвітними особами у встановлений термін, підлягають відображенню по кредиту рахунку 71 в кореспонденції з рахунком 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей».
Слід зазначити, що рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами» - активно-пасивний і в аналітичному обліку він може мати сальдо відразу за дебетом (коли хтось із працівників не відзвітував за підзвітними грошей) і кредиту (співробітник витратив свої гроші, а підприємство їх поки не повернуло).
Видача грошей звіряється з касою (з проводкою). А кредитом 71 рахунку складається меморіальний ордер № 18, особливістю даної форми обліку є те, що меморіальні ордери пишуться на всі регістри аналітичного обліку. Робиться це, щоб визначити підсумок оборотів, із зазначенням кореспондуючих рахунків. Ордер реєструється в реєстраційному журналі по рахунках синтетичного обліку і розноситься в Головній книзі. Сальдо показується розгорнуто в синтетичному (Головна книга) і аналітичному обліку, звіряються дані. На підставі Головної книги складається оборотна відомість по рахунках Головної книги і на її підставі складається баланс.
У бухгалтерському балансі дебіторську заборгованість за розрахунками з підзвітними особами потрібно вказувати в рядку 246 «Інші дебітори», а кредиторську - по рядку 628 «Інші кредитори».
Командировочні витрати відносяться до витрат по звичайних видах діяльності і включаються до складу інших витрат (п. п.5, 8 ПБУ 10/99 «Витрати організації»).
Розглянемо приклад (табл. 2.2.1), менеджер з постачання ІП Міхєєв А.Г. Воронцов В.В. виїхав у відрядження до Москви 25 січня 2011 року.
Прибув до місця призначення 27 січня, виїхав назад +9 лютого і повернувся в Альметьевск 10 лютого.
січня був виданий аванс під звіт в сумі 6000 руб.
Таблиця 2.2.1
Витрачено і прочитується
1Железнодорожние квитки в обидва конца2220 руб. 2за ліжко туди і обратно60 руб. 3По рахунком готелю за 14 суток2240 руб. 4ПО квитанції за міжміські разговори22 руб. 5По квитанції № 18/31 за телеграмму16 руб. 6Суточние за час командіровкі5100 руб. Ітого9658
У ситуації, коли працівник вчасно не представив авансовий звіт і не повернув невитрачену суму, за розпорядженням роботодавця (але не пізніше 1 місяця з дня закінчення строку повернення грошей) ця сума утримується із зарплати працівника.
Для відображення утримань із заробітної плати в бухгалтерському обліку використовуються: рахунок 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей», рахунок 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці», рахунок 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями ».
У бухгалтерському обліку відображаються такі проводки:
Д-т 94 К-т 71 - відбиті не повернуті у встановлені терміни грошові кошти
Д-т 70 К-т 94 - утримуються із заробітної плати працівника не повернуті у встановлені терміни грошові кошти
Д-т 73 К-т 94 - стягнуті не повернуті у встановлені терміни грошові кошти у випадку, коли вони не можуть бути утримані із заробітної плати працівника організації.
Що стосується авіа - і залізничних квитків, то, як правило, на їх купівлю відрядженому особі видаються готівкові гроші. Але організація може придбати квитки в централізованому порядку за безготівковим розрахунком. У такому випадку придбання та видача квитків під звіт оформляються у бухгалтерському обліку такими записами:
Д-т 60 К-т 51 - перераховано аванс за авіаквитки
Д-т 50-3 К-т 60 - отримані авіаквитки
Д-т 19 К-т 60 - на суму ПДВ
Д-т 71 К-т 50-3 - авіаквиток виданий підзвітній особі....
