ашовуються в межах чітко розмежованих зон. Така В«геометріяВ» документа забезпечує необхідну швидкість сприйняття його тексту. p align="justify"> Реквізити - це обов'язкові ознаки, встановлені законом або положеннями для окремих видів документів. Склад і розташування реквізитів на бланках організаційно-розпорядчих документів повинні відповідати ГОСТ Р 6.30-97. p align="justify"> Встановлення стандарту на формуляр-зразок, який, у свою чергу, визначає вимоги до бланка офіційного листа, викликано необхідністю уніфікувати процес його оформлення, що дозволяє:
організувати централізоване виготовлення бланків для листів;
зменшити вартість машинописних робіт;
скоротити трудовитрати на складання та оформлення листів;
полегшити візуальний пошук необхідної інформації;
розширити можливості застосування обчислювальної та організаційної техніки при обробці листів.
Формуляр-зразок є основою для конструювання формулярів і бланків всіх видів управлінської документації. Площа, відведена формулярами-зразками для розташування кожного реквізиту, відповідає оптимальному обсягом цього реквізиту у друкованих знаках. p align="justify"> формуляри називається сукупність реквізитів документа. Згідно ГОСТ Р 6.30-97 документи можуть містити до 29 реквізитів. Проте жоден документ не оформлюється повним їх набором. Для кожного виду документа визначено склад реквізитів залежно від його призначення. Так, для офіційного листа рекомендується наступний склад реквізитів:
) Державний герб РФ;
) код організації за ЗКПО, якщо він є (для внутрішньоросійською листування);
) найменування організації (повне або скорочене);
) довідкові дані про організацію;
) дата документа;
) реєстраційний номер документа;
) посилання на реєстраційний номер і дату вхідного документа (при листах-відповідях);
) адресат;
) заголовок до тексту;
) текст;
) підпис;
) прізвище (або прізвище, ім'я та по батькові) і телефон виконавця.
Можуть бути зазначені ініціали друкарки та кількість примірників, але вони не входять до складу обов'язкових реквізитів. Можна включати реквізит: ідентифікатор електронної пошти (за потреби). p align="justify"> Офіційний лист є єдиним документом, на якому не ставиться назва його виду. Всі інші документи мають назви, наприклад В«НаказВ», В«АктВ», «гшенняВ», В«Доповідна запискаВ» і т.д.
Згідно ГОСТ Р 6.30-97 зображення Державного герба РФ поміщається на бланках листів державних установ. p align="justify"> Найменування організації - адресанта документа дається в повному і скороченому вигляді, наприклад Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи - НІІДАД.
Слід пам'ятати, що скорочувати назви організацій довільно не можна. Скорочені найменування організацій утворюється трьома способами;
за першими літерами слів, що входять до найменування, наприклад МВС (Міністерство внутрішніх справ). Абревіатури пишуться разом і букви в них не розділяються точками;
за початковими складах слів, що входять до найменування, напрімep: Уралмаш (Уральський машинобудівний завод);
- змішаним способом, коли складноскорочені найменування утворюються частково з початкових букв, частково з усічених слів і пишуться в першій частині прописними літерами, в другій - малими, наприклад ВНІІдормаш. Такі слова пишуться теж злитно. Назви установ скорочуються тільки в тому випадку, якщо скорочена назва зазначено в офіційному документі. p align="justify"> До довідковими даними про організацію відносяться, по-перше, поштовий і телеграфний адреси. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфному адресах організації повинні відповідати поштовим правилам. По-друге, довідкові дані включають номера телефону, факсу, номер рахунку в банку. Їх також необхідно вказувати на бланку листа. p align="justify"> Обов'язковим реквізитом листа є дата, яка проставляється в лівому верхньому кутку. Датою листа вважається дата його підписання. Вона служить пошуковою ознакою і використовується при посиланні на лист. Дати в листі повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться в одному рядку арабськими цифрами в такій послідовності: число, місяць, рік. Число, місяць і рік записуються трьома двозначними цифрами. Наприклад, дату 25 жовтня 2000 слід записати так: 25.10.2000. Якщо число або місяць позначаються однією цифрою, то перед нею с...
