Лист-відповідь (відмова в проханні чи відхилення пропозиції):
) повторення викладу прохання;
) обгрунтування причини незадоволення прохання;
) констатація відмови або відхилення пропозиції. p align="justify"> Незважаючи на наявність сучасних форм зв'язку: телефону, телеграфу, факсу, модемного зв'язку тощо, - обсяг листування навіть на невеликому підприємстві дуже великий. Однак діапазон управлінських ситуацій, що дають привід для складання ділових листів, далеко не безмежний і піддається порівняно чіткої класифікації. Величезна кількість листів при типовості управлінських ситуацій, що вимагають їх складання, викликає гостру необхідність в уніфікації ділового листа. На жаль, аналіз сучасної ділової переписки показує відсутність у багатьох управлінських працівників навичок складання листів. Тим часом неправильне оформлення листи утрудняє роботу з ним. Експерти одностайні в тому, що діловий лист має займати не більше сторінки. Автори виданого в 70-х роках в США під керівництвом канцелярії Білого дому збірки В«Прості листиВ» вважають, що марнотратство у словах веде до марнотратства у доларах. Не можна не враховувати і тієї обставини, що ділові документи - зовсім не матеріал для В«читанняВ», а інформація, яка повинна спонукати до певних вчинків. p align="justify"> Дуже важливо, щоб текст офіційного листа не допускав декількох тлумачень. Зважаючи правової залежності офіційних листів їхню мову і стиль повинні задовольняти тим же вимогам, що і мова законів. В«Завжди, в усі віки однозначність ділової папери, сувора його формализованность розглядалася людьми як засіб обмеження сваволі влади. Ще в V ст. до н.е. давньоримський плебс вимагав введення чітких "писаних" законів. Створення зафіксованих на папері встановлень і правил було також головною вимогою багатьох середньовічних повстань. Коли ж такі закони з'явилися, від діловодів були потрібні абсолютна точність формулювань, досконале дотримання форми. Інакше документ втрачав юридичну силу В». p align="justify"> Сьогодні в багатьох країнах активно йде процес уніфікації ділового листа. Так, в Англії розроблений кодифікований стиль офіційного спілкування, відомий під назвою Zip-Code, буквальному перекладі означає В«код-блискавкаВ». Але особливо сильна тенденція до уніфікації діловодства в США, що зумовлено широкої автоматизацією інформаційних процесів в управлінні. Зараз, коли комп'ютеризація охоплює все нові сфери інформаційної діяльності установ, підприємств, організацій, факт навмисної еволюції американського ділового листа служить переконливим доказом на користь того, що весь склад, інформації в службової документації настільки стандартний, що його вираз через індивідуальну виконавську техніку абсолютно не виправдано . p align="justify"> Уніфікація зачіпає всі рівні і аспекти мови: її словниковий склад, морфологію, синтаксис, графіку, пунктуацію і стиль. Зокрема, оскільки ділові листи відображають в основному не індивідуальні, а групові інтереси - інтереси державних установ, фірм, компаній і т.д., практично у всіх країнах листи сьогодні складаються найчастіше від імені колективного суб'єкта. Іншими словами, уніфікований стиль викладення в діловому листуванні в сфері промисловості та торгівлі має свою соціальну базу - колективний характер виробничих відносин. Технічної його базою є, як уже зазначалося, комп'ютеризація. br/>
.4 Правила оформлення ділового листа
Офіційні листи пишуться на спеціальних бланках, відповідних стандартам. Для таких бланків встановлений комплекс окремих елементів (реквізитів), які повинні розташовуватися в певному порядку. p align="justify"> Бланк офіційного листа являє собою аркуш паперу з відтвореними типографським способом постійними елементами. Можна сказати, що офіційне лист складається з В«рамиВ» листи і основного тексту і містить крім основного тексту інформацію про адресант: повна і скорочена назва організації-відправника, її поштова та телеграфна адреса, номер телефону, факсу та телетайпа, номер того листа або телеграми , які послужили приводом для листування, і багато іншого. Бланки можуть бути як з кутовим, так і з поздовжнім розташуванням реквізитів. p align="justify"> Оформлення бланка, відповідне принципам технічної естетики, позитивно впливає на сприйняття його змісту. Наприклад, враховуючи, що людському оку легше фіксувати верхню частину будь-якого об'єкта, при оформленні документів слід їх верхню частину робити більш насиченою, а нижню - більш В«стійкоюВ». p align="justify"> Стандарти на формуляри-зразки встановлюють формати та розміри полів документів, що входять до складу уніфікованої системи документації, а також вимоги до побудови конструкційної сітки формуляра-зразка, набір реквізитів і правила їх розташування. Документи, що входять до складу уніфікованих систем документації, складаються з трьох основних частин, які розт...
