бітникам служби безпеки фірми.
При пересиланні документів слід мати на увазі, що використання телемоніторів-голок дозволяє через НЕ проклеєні куточки конвертів прочитати вміст ділового листа, не розкриваючи його. Тому конверти з документами доцільно додатково проклеїти скотчем.
Довіряючи свої папери поштою, відправляйте їх рекомендованими листами та листами з повідомленням про вручення їх адресату.
Переміщення документів всередині фірми також слід тримати під контролем.
Організація захисту документів - обов'язок керівників фірми і її служби безпеки. Слід бути впевненим, що з моменту появи і до знищення документ до сторонніх не потрапляв. Якщо документ загублений (вкрадений), фахівці по службі безпеки повинні провести розслідування.
Підготовку документів, що містять важливі відомості, слід довіряти перевіреним людям. Кількість примірників має бути суворо обмеженим. Для поділу документів за ступенем важливості можна використовувати яскраві кольорові наклейки. При необхідності слід визначати ступінь конфіденційності документа, а також термін дії обмежувальних грифів. При цьому необхідно пам'ятати: чим більше секретної інформації в ньому відображено, тим більше буде потрібно витрат для його захисту.
Копіювання документів - один із способів отримання відомостей ,, становлять таємницю фірми. Розмножувальна техніка повинна знаходитися під надійним контролем. Кількість копій має строго враховуватися, а їх знищення - контролюватися. Дотримуйтеся правила: найбільш цінні документи керівники фірм копіюють самі.
Якщо документи розмножуються на принтерах ЕОМ, то слід подбати про захист інформації на магнітних носіях. Якщо це друкарська машинка нового покоління, то слід вжити заходів зі збернію перфострічки, що дозволяє повторно друкувати один і той же текст в автоматичному режимі. По стукоту клавішею друкарської машинки фахівець за допомогою електроніки отримає текст, аналогічний оригіналу, перебуваючи поза приміщенням вашого офісу.
Для роботи з секретними документами повинні відводитися спеціальні приміщення з хорошою звукоізоляцією. У ці приміщення не повинні допускатися не тільки сторонні особи, але і співробітники, що не мають дозволу (допуску) на роботу з секретами фірми. Ці приміщення повинні мати капітальні стіни, надійні перекриття, міцні двері із замками і запорами, захист на вікнах від проникнення сторонніх осіб. Ці приміщення повинні надійно охоронятися, у тому числі системою охоронної сигналізації, електронно-механічними пристосуваннями, системами кабельного телебачення і т. П.
Чернетки секретних документів повинні готуватися в зошитах з пронумерованими аркушами. Після підготовки документів набіло чернетки повинні знищуватися уповноваженими на те співробітниками. Число копій секретних документів повинне строго враховуватися, а копіювальні машини забезпечуватися лічильником копій і ключем, що запускає машини в дію.
Копіювальний папір і барвна стрічка пишучих машин - предмет особливих турбот, так як з них можна зняти секретну інформацію. Тому використана копіювальний папір і стрічка знищуються під контролем відповідальних осіб.
Імовірність витоку секретної інформації з документів особливо велика в процесі їх пересилки. Якщо немає можливості користуватися послугами воєнізованої фельдзв'язку, то доставку секретних документів і цінностей слід організувати своїми силами із залученням співробітників власної служби безпеки або ж звернутися в спеціалізовані фірми, які такі послуги надають за плату.
Службовці фірми, які відповідають за збереження, використання і своєчасне знищення секретних документів, повинні бути захищені від спокуси торгівлі секретами фірми простим, але вельми надійним способом - хорошою зарплатою.
У процесі зберігання і пересилки секретних документів можуть бути застосовані засоби захисту та сигналізації при несанкціонованому доступі до них. Одна з новинок -светочувствітельное покриття, що наноситься на документи, яке може проявитися під впливом світла, вказуючи тим самим на факт ознайомлення з документами або їх фотографуванням сторонніми особами.
Використовують в цих цілях і електроніку. Електронний пристрій величиною із сірникову коробку реагує на світло. Варто його включити і помістити в сейфі, під паперами на робочому столі - і у вашому розпорядженні надійний сторож. Електронний пристрій спрацьовує при попаданні на нього світла і подає пронизливий звуковий сигнал. Це пристрій називається HomeDetective (домашній детектив) і коштує 10 доларів США. За бажанням замовника фірма постачає HomeDetective радіопередавачем, що включає на значній відстані інші захисні системи і зовнішню сигналізацію.
