ливіша обслуговуюча функція управління, від якої залежать швидкість і якість прийняття управлінських рішень, ефективність роботи організації в цілому. Основну роль у Дирекції грає централізована форма діловодства. При централізованій системі ДОП, де обсяг оброблюваних документів невеликий та створення служби ДОУ недоцільно, всю роботу з документами виконує секретар.
У своїй діяльності він спирається на такі локальні акти як інструкція з діловодства в апараті управління ВАТ «Російські залізниці» і Посадова інструкція. У Посадовий інструкції наведено вичерпний список функцій секретаря, однак є і такі функції, які не пов'язані з секретарської діяльності.
Раціональна організація праці секретаря складається з організації робочого місця та умов праці. У кабінеті секретаря є вся необхідна меблі та оргтехніка для якісної роботи, проте неправильним в організації робочого місця є розташування та площу кабінету. Секретар повинен бачити всіх, хто заходить до керівника, а також мати у своєму кабінеті зону обслуговування відвідувачів. У Дирекції ці умови не дотримується. Був також встановлений недолік в санітарно-гігієнічній нормі. Через те, що офіс Дирекції знаходиться зовсім поруч з Перегоночна пунктом вагонів, а умова шумолізоляціі не дотримується - знижується працездатність співробітників.
Проаналізувавши етапи технологічної обробки документів, можна зробити висновок, що у Свердловській Дирекції з тепловодопостачання Чусовського територіальної ділянки були помічені невеликі помилки, які не грають великої ролі на якісну роботу секретаря. Таким чином, можна дати позитивну оцінку технологічній обробці документів.
Висновок
Посадові особи, які працюють з документами, повинні мати чітке уявлення про те, як документи потрапляють в організацію, хто і в якій послідовності їх обробляє, що відбувається з документами після того, як робота з ними закінчена.
У цій роботі проаналізована організація діловодства та технологія роботи з документами у Відкритому акціонерному товаристві «РЖД» Свердловської дирекції з тепловодопостачання Чусовського територіального ділянки.
Розглянуто історію залізниці, від створення першої залізниці і по сьогоднішнє її стан. Діяльність ВАТ «РЖД» строго регламентована Кодексами РФ, Федеральними законами, Указами президента, постановами Уряду і т.д.
В умовах переходу до ринкових відносин роль раціоналізації транспорту істотно зростає. З одного боку від транспортного чинника залежить ефективність роботи підприємств, що в умовах ринку прямо пов'язане з його життєздатністю, а з іншого боку, сам ринок передбачає обмін товарами і послугами що без транспорту неможливо.
Тому транспорт є складовою частиною ринкової інфраструктури. Безумовно, для Росії, найбільшою за площею країні світу, залізничний транспорт є одним з найнеобхідніших видів транспорту. Тому особлива увага приділяється саме йому.
Будь-яка діяльність підприємства відбивається в документах. Важливою характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею протягом певного періоду часу. Аналіз документообігу показав, що обсяг документів в Дирекції залишається стабільним, документообіг не перевищує 10000 документів на рік. Створення служби ДОУ при такій кількості документів на рік є недоцільним, тому всю роботу з документами здійснює секретар.
Основну роль в Дирекції грає централізована форма діловодства. У своїй діяльності секретар спирається на Інструкцію з діловодства та Посадову інструкцію. Посадова інструкція містить в собі вичерпний список функцій секретаря для виконання ним якісної роботи, проте є і такі функції, які ніяк не пов'язаний з секретарським справою і їх слід було б доручити іншій посадовій особі, більш компетентному в даних питаннях.
Секретарем виконується повний цикл технологічних операцій з обробки документів від моменту їх отримання або створення до здачі в архів: прийом та обробка документів, що надходять, їх реєстрація, контроль за виконанням, довідково-інформаційна робота, систематизація та зберігання документів , відправка документів, обробка документів для їх передачі в архів.
Встановлення порядку руху документів, або управління документацією організації полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук і доведення її до споживачів у встановлені терміни і з найменшими витратами. Таким чином, містить у собі організацію документообігу, включаючи технологію особистої роботи виконавців, створення інформаційно-пошукових систем у документах організації, контроль їх виконання.
Також, по всій залізн...
