зволяє зменшити завантаженість секретаря і час пошуку якого-небудь документа. У справи документи формуються за номінальною, хронологічним та авторському ознаками, що також дозволяє швидко знайти документ з якого-небудь питання.
Суть формування справи полягає в тому, що співробітник поміщає виконаний документ в обкладинку справи, при цьому документ займає у справі строго певне місце, справа також проходить процедуру оформлення:
· На етапі закладу справи заводиться папка і оформляється обкладинка
· На етапі закриття справи заповнюються реквізити обкладинки
· При підготовці справи до передачі в архів нумеруються аркуші справи, оформляється лист-засвідчувач і внутрішня опис.
Обкладинка справи містить такі реквізити, як:
· найменування організації;
· назва структурного підрозділу;
· індекс справи за номенклатурою;
· заголовок справи;
· дата заведення справи;
· дата закриття справи.
Справи формуються протягом календарного року. Кожна справа містить не більше 250 аркушів.
Для поточного зберігання у відділах встановлені шафи, на яких папки розставлені у вертикальному вигляді у відповідності зі своїми індексами. Для зручності пошуку справ і контроль за їх збереженням на стінці шафи прикріплена копія номенклатури справ.
Номенклатура справ - це системний перелік найменувань справ, що заводяться організацією, з зазначенням термінів їх зберігання та оформлення в установленому порядку.
У Свердловській дирекції з тепловодопостачання розроблена своя індивідуальна номенклатура справ, що враховує специфіку діяльності організації.
Номенклатура справ розробляється в четвертому кварталі поточного року на наступний календарний рік. Вона підписується керівником служби ДОУ і затверджується начальником Свердловської дирекції з тепловодопостачання. Копію номенклатури справ відправляють у філії.
Текст номенклатури справ оформлюється у вигляді таблиці з наступними графами:
№ п/Піндекс делаЗаголовок делаКрайніе датиКол-во лістовПрімечаніе123456
Завершальний етап роботи з документами в діловодстві - обробка справ для їх подальшого зберігання та використання. Обробка справ для зберігання включає проведення експертизи наукової і практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання.
Експертиза цінності документів - це відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв [20]. У дирекції експертиза цінності документів не проводиться. Працівники самі визначають, які документи знищувати, а які віддавати на подальше зберігання архів, що є неправильним, оскільки працівник може помилково знищити важливий документ.
Таким чином, формування виконаних документів у справи здійснюється за всіма правилами. Децентралізоване формування справ дозволяє зменшити завантаженість секретаря і час пошуку якого-небудь документа.
При оформленні номенклатури справ Дирекція керувалася типовий і зразкової номенклатурою і не має у своєму змісті будь-яких помилок.
Великим мінусом є відсутність експертизи цінності документів. Вона дозволяє позбутися від ризику помилкового знищення документів.
Виходячи з вищесказаного, можна зробити висновок, що в основному технологія обробки документів у Дирекції можна оцінити позитивно. Однак при аналізі були виявлені і такі мінуси:
· не знищуються конверти;
· для більш ефективного і менш трудомістким способом ведення контролю було б краще використовувати електронного журналу (таблиці Excel);
· проведення експертизи цінності документів.
На підставі вище викладеного, ми приходимо до висновку, що документообіг в Свердловській дирекції з тепловодопостачання Чусовського територіальної ділянки становить менше 10 тис. документів на рік. У складі присутні три документопотока: вхідні, вихідні і внутрішні. Основними характеристиками документопотока є якісні та кількісні характеристики.
Обсяг документообігу підраховується для того, щоб визначити рівень завантаженості секретаря, щоб надалі перерозподіляти обов'язки, збільшувати або зменшувати штат і визначити необхідність впровадження автоматизованих технологій в роботу з документами.
Документаційне забезпечення управлінської діяльності організації - це найваж...
