> - архівне зберігання і порядок знищення.
Надруковані і підписані документи передаються для реєстрації посадовій особі, відповідальній за їх облік. Чернетки, варіанти документа, файли знищуються з підтвердженням факту знищення записом на копії документа. p align="justify"> Розмноження конфіденційних документів здійснюється:
- з дозволу керівництва підприємства;
- з обмеженою кількістю копій;
- в спеціально виділеному приміщенні;
- в присутності посадової особи, відповідальної за документ;
- з негайним знищенням бракованих копій.
Конфіденційні документи повинні реєструватися окремо від збірки в В«Журналі реєстрації конфіденційних документівВ».
Листи журналів реєстрації нумеруються, прошиваються, опечатуються, вказується їх загальна кількість (цифрами і прописом) в засвідчувальному аркуші.
Усі які конфіденційні документи приймаються і розкриваються спеціально призначеною посадовою особою.
При надходженні перевіряється: кількість аркушів; кількість примірників; наявність додатків до документа.
Конфіденційні документи формуються в окрему справу, яка повинна мати: гриф обмеження доступу; список співробітників, які мають право користуватися цією справою; нумерацію аркушів; внутрішню опис документів; засвідчувальний аркуш.
Зберігання справ з конфіденційними документами проводиться в опечатувати сейфі, у спеціально відведеному приміщенні, оснащеному засобами охорони.
Видача та повернення конфіденційних документів повинні відображатися в В«Журналі обліку видачі конфіденційних документівВ».
При видачі документа звіряється номер документа з номером у журналі; звіряється кількість аркушів; ставиться підпис одержувача документа і дата.
При поверненні документа звіряється номер документа з номером в журналі; звіряється кількість аркушів; ставиться відмітка про повернення; ставиться підпис одержувача документа і дата повернення.
Забороняється:
- вилучення конфіденційних документів зі справ;
- переміщення їх однієї справи в інше без дозволу керівництва і відміток в В«Журналі обліку видачі конфіденційних документівВ»;
- несанкціонований винос конфіденційних документів з офісу. Конфіденційний документ особовий склад реєстраційний індекс.
Перевірка наявності конфіденційних документів проводиться з ...
