ні ділянки роботи, непередбачені справи, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для знову заводяться справ в кожному розділі номенклатури залишаються резервні номери.
Після закінчення року в кінці номенклатури справ робиться підсумковий запис про категорії та кількість заведених томів. Окремо підраховується кількість справ постійного, довгострокового (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) термінів зберігання. Відомості, що містяться в підсумковій записи, в обов'язковому порядку повідомляються у відділ управління персоналом та організаційної роботи, про що в номенклатурі справ проставляється відмітка із зазначенням посадової особи, яка зробила підсумкову запис, і його підпису з розшифровкою.
Також в ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск мається комп'ютерна інформаційна пошукова система «Фенікс» (ІПС «Фенікс»), в якій міститься тільки інформація по всім зареєстрованим в місті Красноуральске автотранспортним засобам. Це потужна ІПС забезпечує пошук за будь-якими параметрами реєстраційного номера, VIN, номери агрегатів, дані за реєстраційними документами (довідка-рахунок, техпаспорт, ПТС), модель літерами, колір, дата реєстрації (зняття з обліку), ПІБ власника, адреса, дата народження , паспортні дані, контактний телефон і т.д.
Є можливість пошуку по окремих цифрам номера, номерів телефонів не входять ні в одну базу даних.
Так само в програму включена (вноситися) інформація за документами, які є підставою для реєстрації:
? довідка-рахунок;
? договір купівлі-продажу;
? посвідчення митниці;
? довіреність.
Також є особливі мітки і коментарі ГИБДД (заміна агрегатів, знаходження Т/С в розшуку).
У програмі «Фенікс» є інформація по порушниках ПДД даними власником або транспортним засобом. Є інформація по ДТП, місці його вчинення, учасниках і т.д.
Малюнок 4 - Вікно ІПС «Фенікс»
2.3 Рекомендації щодо вдосконалення організації документаційного забезпечення управління в ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск
Проведений аналіз існуючої системи документаційного забезпечення управління в ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск в трьох основних аспектах (документування (складання, оформлення, узгодження і виготовлення документів); організація роботи з документами в процесі здійснення управління ( забезпечення руху, контролю виконання, зберігання і використання документів); систематизація архіву документів) дозволив виявити її основні недоліки:
? обсяг робіт, виконуваних співробітниками відділу діловодства, при збереженні застосовуваних технологій обробки документів, припускає розширення його штатів;
? у зв'язку зі значною кількістю відділів існуюча технологія передачі документів співробітникам досить трудомістка і утруднений контроль даного процесу;
? часткова автоматизація документаційного забезпечення управління створює складності в отриманні оперативної та достовірної інформації про хід виконання документів і про виконання доручення по вхідному документу, призводить до значних тимчасових витратах на пошук документів по відділах;
? використання співробітниками відділів різних спеціалізованих сложносовместімих програмних продуктів при складанні документів (бухгалтерія - система 1С; кадри - база даних в MS Excel, відділ реєстрації транспортних засобів - ІПС «Фенікс») призводить до дублювання інформації, а найчастіше, до її спотворення;
? у керівництва установи відсутня необхідна ступінь повноти інформації про якісний та кількісний склад документообігу в ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск.
Викладені недоліки і відсутність єдиного інформаційного простору в ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск уповільнює процес прийняття та реалізації управлінських рішень, зменшує ефективність управління через недостатність і роз'єднаності інформації.
Підвищення ефективності роботи апарату управління може бути досягнуто за рахунок удосконалення її структури, розширення штату працівників з діловодства, підвищення кваліфікації кадрів служби ДОП, поліпшення робочих місць інспекторів діловодства, впровадження автоматизації, виконання найбільш трудомістких процесів управлінської діяльності, залучення фахівців для допомоги у вдосконаленні програми.
Також необхідно провести аналіз і скласти список осіб, які підлягають атестації, з урахуванням вимог законодавства. Підкресливши, що атестація проводиться один раз на два роки і не раніше, ніж через рік після прийому на державну службу, призначення на іншу посаду в порядку перевед...
