змножувальні роботи - в кабінеті старшого інспектора. Рукописи документів приймаються для роботи тільки за наявності погодження з начальником, заступником начальника ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск. Прийняті матеріали друкуються в 3-х примірниках (службові листи) і в 2-х примірниках (розпорядча документація). Потрібна кількість примірників розмножується на щорозмножувальних апаратах з дозволу начальника, заст. начальника ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск.
Облік кількості документів ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск за певний період часу (рік, місяць) проводиться за місцем реєстрації документів. Вступники і створюються документи підраховуються окремо. За одиницю кількості документів приймається сам документ, без урахування копій, створюваних при друкуванні і розмноженні. У середньому за рік в ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск надходить близько 2000 документів.
Організація документів у діловодстві являє собою сукупність видів робіт, що забезпечують збереження, облік, систематизацію документів, формування та оформлення справ у діловодстві та їх передачу в Архівний відділ в Єкатеринбург відповідно до вимог, встановлених державними стандартами на документи , нормативно-методичними документами Федерального архівного агентства Росії, а також відповідними нормативно-методичними документами з архівної справи та діловодства федеральних органів виконавчої влади.
Основними видами робіт, що забезпечують правильну організацію документів у діловодстві, є формування справ та складання номенклатури справ.
Закінчені діловодством документи формуються у справи.
Формування справ - угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи. Справи формуються у відділах відповідальними особами.
При формуванні справ у ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск дотримуються загальні правила:
? поміщати в справу тільки виконані документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі;
? групувати у справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ;
? роздільно групувати у справи документи постійного і тимчасових термінів зберігання;
? поміщати в справи ксерокопії, факсограми, телефонограми на загальних підставах;
? в справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки;
? за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів; при наявності в справі більшої кількості аркушів справи поділяються на кілька томів (частин). Індекс і заголовок справи проставляються в кожному томі з додаванням «т.1», «т.2» і т. Д.
Таким чином, установа створює і отримує величезну кількість службових документів. Документи стають накопичувачами і хранителями інформації, пам'яттю установи. Систематизація документів, швидкий пошук і використання цієї інформації можливі лише при чіткій класифікації документів. У ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск регламентація форми роботи з документами закріплена в інструкції з діловодства.
Номенклатура справ виконує цілий ряд функцій:
? використовується як система класифікації при угрупованні виконаних документів, при цьому заголовки справ переносяться на їх обкладинки;
? визначає терміни зберігання справ;
? використовується для побудови інформаційно-пошукової системи;
? має довідкове значення при вивченні діяльності установи.
При складанні номенклатури справ в ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск керуються певними правилами:
? весь обсяг документів, одержуваних і створюваних у процесі діяльності установи, повинен бути врахований;
? необхідно роздільно групувати у справи документи тимчасового і постійного користування;
? слід чітко і конкретно формулювати заголовки справ, щоб виключити розміщення у справі документів, які відповідають змісту і термінів зберігання.
Номенклатура справ складається на загальному бланку установи в необхідному для роботи числі примірників. Один примірник зберігається у керівника і має постійний термін зберігання. У Додаток 3 представлений бланк номенклатури справ і фрагмент номенклатури справ ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск.
У номенклатуру справ включаються всі документи, крім технічної документації та друкованих видань.
Якщо протягом року в ОВ ДПС ОГІБДД ОМВД Росії по місту Красноуральск виникають нові документова...
