ння таємних архівів.
1. Види архівних фондів
.1 Комплектування архівного фонду
Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (далі - Закон про архівну справу) в ст. 17 встановлює: державні органи, органи місцевого самоврядування, організації та громадяни, що займаються підприємницькою діяльністю без утворення юридичної особи, зобов'язані забезпечувати збереження архівних документів, в т. Ч. Документів з особового складу протягом строків їх зберігання.
Структурна організація роботи архіву залежить від обсягу документів у компанії. Іноді архів організовується як самостійний відділ або підрозділ у складі служби діловодства. При організації архіву необхідно дотримати ряд обов'язкових правил. Для правильної роботи архіву рекомендується розробити і прийняти положення (інструкцію) про архів організації.
Керівник архіву або особа, відповідальна за архів (архіваріус), призначаються на посаду і звільняються з посади наказом керівника організації. Основу діяльності архіваріуса складають:
- організація роботи архіву;
- відповідальність, у тому числі і кримінальна.
архіваріус необхідно періодично проходити інструктаж, і в деяких випадках - стажування. Передача справ в архів організації здійснюється за графіком, який складається архівом, узгоджується з керівниками структурних підрозділів, що передають документи в архів, і затверджується керівником організації.
Прийом-передача кожної справи в архів проводиться в присутності працівника - представника структурного підрозділу. Оскільки наявність архіву організації увазі не тільки зберігання документів, але і їх використання, необхідно розробити і прийняти регламент видачі документів з архіву. Дана процедура повинна здійснюватися за заявками співробітників організації.
Правилами роботи архівів встановлено, що видача документів повинна реєструватися в книгах видачі справ працівникам організації. Безпосередньо видача оформляється вимогами на видачу справ співробітникам організації, актами про видачу справ у тимчасове користування іншим організаціям. [1]
Строк видачі документів у тимчасове користування не повинен перевищувати одного місяця для використання працівниками організації та трьох місяців - для тимчасового користування іншими організаціями. Організація архівного зберігання документів в організації необхідна ще і в силу того, що існує ряд контролюючих органів, уповноважених проводити відповідні перевірки. У плині часу від одного року до трьох років справи, що зберігається в архіві організації перелається на зберігання до державного архіву.
Функціонування даного архіву здійснюється з Правилами організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного Фонду Російської федерації та інших архівних документів у державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях Російської Академії наук. Під архівним фондом розуміється сукупність архівних документів, історично або логічно пов'язаних між собою. Архівний фонд - облікова і класифікаційна одиниця архівного фонду РФ, що представляє собою частину документального фонду, прийнятого на державне зберігання, або сформована в архіві сукупність документів, історично або логічно пов'язаних між собою.
Практичне здійснення класифікації документів по архівних фондах називається фондуванням. Весь комплекс документів, що утворюються в діяльності установи або окремої особи (сім'ї, роду), становить його документальний фонд. Установа (або особа), що утворить в процесі своєї діяльності документальний фонд, називається фондообразователем. Частина документального фонду, що має історичне, політичне, народно-господарське, наукове, соціальне, культурне значення становить архівний фонд і підлягає державному зберігання. Різновидами архівного фонду є:
- архівний фонд державного органу, органу місцевого самоврядування, організації, що складається з утворених в процесі їх діяльності документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів;
- об'єднаний архівний фонд, що складається з утворених в процесі діяльності двох або більше організацій, а також громадян документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, що мають між собою історично і/або логічно обумовлені зв'язку;
- архівний фонд особового походження (сім'ї, роду), що складається з утворених в процесі життя і діяльності окремого громадянина, сім'ї, роду архівних документів, включених до складу Архівного фонду Російської Федерації.
До архівному фонду прирівнюєтьс...
