я сукупність окремих документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, що утворилися в діяльності різних джерел комплектування архіву (фондообразователей), об'єднаних за однією або кількома ознаками (тематичного, номінальному, об'єктному, авторському, хронологічним та іншим. Робота з фондування документів здійснюється:
1) в діловодстві установ, в процесі формування справ на основі номенклатур та відбору документів структурних підрозділів для постійного зберігання;
2) у відомчих архівах при відборі документів для передачі до держархівів;
3) в державних архівах при необхідності створення об'єднаних архівних фондів і архівних колекцій, виправлення помилок фондування, описи документів, переробки описів.
Фондування полягає у визначенні (уточненні) меж фондової належності і хронологічних меж документів фондів і у формуванні архівних фондів (об'єднаних архівних фондів, архівних колекцій). У межах архівного фонду обліково-класифікаційної одиницею є одиниця зберігання документів. Одиниці зберігання повинні бути описані, систематизовані, внесені до опису і оформлені в порядку, що забезпечує їх облік, пошук і використання. [1]
Одиниці зберігання (справи) архівного фонду систематизуються в межах фонду згідно зі схемою систематизації. Систематизація документів фонду проводиться в діловодстві та в архіві організації при підготовці документів до передачі в державні архіви. Схема систематизації одиниць зберігання (справ) фонду є підставою для внутрішньої організації архівного фонду і закріплюється описом (описами) справ фонду. Розподіл справ усередині фундації розподілам схеми систематизації проводиться з урахуванням наступних ознак:
- структурного (відповідно до приналежністю одиниць зберігання до структурних підрозділів);
- хронологічного (за періодами або дат, до яких відносяться документи);
- функціонального, галузевого, тематичного, предметно-питального (з урахуванням функцій, галузей та напрямків діяльності організації, тим і питань, яких стосується зміст документів);
- номінального (по діловодної формі - видах і різновидах документів);
- кореспондентського (по організаціям та особам, в результаті листування з якими утворилися документи);
- географічного (відповідно до визначених територіями, населеними пунктами та іншими географічними найменуваннями, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори, кореспонденти);
- авторського (за назвами організацій або прізвищами осіб, які є авторами документів).
Як правило, одиниці зберігання групуються послідовно за ознаками. Поєднання структурного і хронологічного ознак дає два варіанти схеми систематизації: хронологічно-структурний і структурно-хронологічний.
Хронологічно-структурна схема систематизації застосовується стосовно фондів діючих організацій (враховуючи подальше поповнення фондів) та ліквідованих організацій з часто менявшейся структурою. За цією схемою справи групуються насамперед за часом їх створення (рокам, періодами), а в межах кожної хронологічної групи - по структурним підрозділам організації.
Структурно-хронологічна схема систематизації застосовується стосовно фондів організацій, що мали стабільну структуру, зміни якої відбувалися рідко і були нескладні. При систематизації за цією схемою справи групуються насамперед по структурним підрозділам організації, а в межах кожної структурної групи - по часу їх створення.
Хронологічно-функціональна або функціонально-хронологічна схеми систематизації застосовуються стосовно фондів організацій з часто менявшейся структурою. При систематизації справ за хронологічно-функціональній схемі їх угруповання відбувається спочатку за хронологічним ознакою, а потім за функціями (видами, напрямами діяльності) організації. При цьому підгрупи справ розташовуються з урахуванням значущості функцій організації (керівництво, фінансування, облік і звітність і т.д.) або за класифікатором самої організації.
При систематизації справ за функціонально-хронологічній схемі справи групуються спочатку за функціями діяльності організації, а потім за хронологічним ознакою. Хронологічно-тематична або тематично-хронологічна схеми систематизації застосовуються по відношенню до невеликих за обсягом фондам, а також окремим архівним колекціям. Хронологічно-номінальна і номінально-хронологічна схеми застосовуються, як правило, для систематизації справ фондів безструктурні організацій.
1.2 Передача справ на зберігання до державного і відомчий архіви
Справи з виконаними документами зберігаються в ...
