управління, установах, організаціях і на підприємствах Республіки Білорусь;
Указ Президента Республіки Білорусь від 28 червня 2000 № 357 Про впорядкування виготовлення та використання бланків документів із зображенням Державного герба Республіки Білорусь raquo ;;
Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання.
До другої групи належать неопубліковані джерела (організаційно розпорядчі документи, утворені протягом діяльності ТОВ ??laquo; Кравт ), до їх числа відносяться наступні: Статут компанії; Посадові інструкції співробітників; Положення про порядок ведення діловодства в ТОВ ??laquo; Кравт .
Питання про організацію роботи з документами також висвітлений у матеріалах історіографії цієї проблеми (опублікування навчальні посібники, журнали, інтернет ресурси і т.д.)
РОЗДІЛ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ документаційного забезпечення управління ТОВ ??laquo; КРАВТ
.1 Загальні вимоги до організації документаційного забезпечення управління ТОВ ??laquo; КРАВТ
ООО КРАВТ - Перша національна мережа парфумерно-косметичних магазинів на території Республіки Білорусь, офіційний дистриб'ютор в Республіки Білорусь провідних світових виробників косметичної продукції.
Структура компанії налічує кілька відділів, одним з яких є служба документаційного забезпечення управління (далі служба ДОП). Служба ДОП в ТОВ ??laquo; Кравт створена зовсім недавно, на початку 2013 року, до її складу входять два секретаря та начальник служби. До цього діловодство в компанії вів один секретар. Служба ДОУ здійснює документаційне забезпечення компанії, методичне керівництво і контроль за постановкою діловодства в структурних підрозділах компанії.
Відповідальність за організацію діловодства, дотримання встановлених правил та порядку роботи з документами, методичне забезпечення і контроль за дотриманням цих вимог в ТОВ ??laquo; Кравт покладається на службу ДОУ. Розробка форм та бланків деяких документів також здійснюється службою ДОП організації.
Відповідальність за діловодство в структурних підрозділах компанії покладається також на начальників цих підрозділів. [10, C. 2]
Порядок роботи з документами, так само, як їх складання та оформлення, досить детально описаний в нормативно-методичних документах.
Пакет нормативно-методичних документів, що використовуються в ТОВ ??laquo; Кравт складається з двох частин. Перша частина - це нормативно-методичні документи. Друга частина пакета формується з організаційних та нормативно-методичних документів, що розробляються в самій організації. До них відносяться:
- Статут або Положення про організацію.
- Положення про структурний підрозділ (якщо організація ділиться на відділи).
- Посадові інструкції працівників структурного підрозділу.
- Інструкція з діловодства даної організації.
- Номенклатура справ.
- Табель форм документів структурного підрозділу або організації в цілому. [2, 288 c.]
Правила ведення діловодства у власність ТОВ ??laquo; КРАВТ чітко прописані в Положенні Про порядок ведення діловодства ТОВ ??raquo; Кравт" . Дані правила обов'язкові для виконання всіма працівниками організації.
Служба за якістю в організації створює також і інші Положення та СОПи (Стандартні операційні процедури), що стосуються порядку організації роботи з документами в окремих структурних підрозділах.
Працівники несуть персональну відповідальність за виконання вимог Положення, схоронність знаходяться у них документів. Про втрату документів негайно доповідається безпосередньому керівнику підрозділу.
При виході у відпустку або при від'їзді у тривале відрядження працівник зобов'язаний передати особі, яка буде заміщати його, всі наявні документи з питань, розгляд яких не завершено.
При звільненні або переміщенні працівника на іншу посаду документи, наявні у нього, передаються керівнику структурного підрозділу.
Всі знову прийняті на роботу працівники допускаються до роботи з документами тільки після ознайомлення з чинним Положенням.
Ознайомлення з документами, передача їх або їх копій працівникам інших організацій допускається тільки з дозволу керівників підрозділів, издавших і (або) затвердили ці документи.
Видача та завірення копій документів, що стосуються прав і зако...
