едерального закону від 21.11.1996 N 129-ФЗ Про бухгалтерський облік всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік.
Відповідно включення представницьких витрат до складу витрат організації можливе лише за наявності первинних облікових документів. Документальне оформлення представницьких витрат можна розділити на три етапи:
перший - оформлення підготовчих документів;
другий - оформлення уточнюючих (конкретизують) документів;
третій - оформлення документів, що підтверджують фактичне витрачання грошових коштів.
На першому етапі слід скласти кошторис представницьких витрат на звітний рік. Дана кошторис може затверджуватися загальними зборами учасників (акціонерів) організації або керівником організації.
Крім цього слід видати внутрішні організаційно-розпорядчі документи (накази керівника організації), в яких необхідно відобразити наступні питання:
· перелік офіційних осіб організації, які мають право брати участь у переговорах, а отже, отримувати під звіт кошти на представницькі витрати;
· порядок видачі підзвітних сум на представницькі витрати;
· порядок витрачання коштів на представницькі витрати;
· документальне оформлення представницьких витрат;
· порядок здійснення контролю над витрачанням і списанням коштів на представницькі витрати;
· унормування окремих видів представницьких витрат.
На другому етапі організація проводить конкретне представницький захід, при цьому складаються такі документи:
· наказ керівника про призначення відповідального за проведення офіційного заходу;
· наказ про направлення запрошень на ділову зустріч, який повинен містити мету прибуття представників сторонніх організацій;
· програма проведення ділової зустрічі із зазначенням дати, місця та строків проведення заходу, прізвищ, імен, по батькові учасників з боку приймаючої організації і з боку запрошених і їхніх посад, затвердженої кошторису представницьких витрат. На підставі цих документів здійснюється видача грошей під звіт.
На третьому етапі особа, відповідальна за проведення представницького заходу, оформляє і подає в бухгалтерію організації документи, що підтверджують фактичне витрачання грошових коштів на проведення заходу.
До таких документів належать:
· звіт про проведену зустрічі (перелік розглянутих питань, досягнуті домовленості і т.д.);
· авансовий звіт, до якого необхідно додати документи, що підтверджують фактично зроблені витрати.
Витрати на представницькі цілі підтверджують наступні документи:
· рахунки підприємств громадського харчування;
· товарні чеки;
· чеки ККТ;
· документи, що підтверджують оплату транспортних витрат;
· документи, що підтверджують оплату послуг перекладача;
· накладні, торгово-закупівельні акти і т.п.
У Листі УФНС Росії по м Москві від 16.05.2006 N 20-12/41851 зазначено, що у звіті про представницькі витрати, складеному після проведення конкретних представницьких заходів, повинна відображатися наступна інформація:
· мета представницьких заходів і результати їх проведення;
· дата і місце проведення;
· програма заходів;
· склад запрошених делегацій;
· учасники приймаючої сторони;
· величина витрат на представницькі цілі. Відзначимо, що складання таких звітів, звичайно ж, не є обов'язковою вимогою, але їх наявність застрахує вас від претензій з боку податкових органів.
У той же час відсутність у звіті якихось відомостей з перерахованих вище не може служити підставою для відмови у прийнятті зроблених витрат. Так, наприклад, ФАС Уральського округу (Постанова від 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7) прийшов до висновку, що податкове законодавство не вимагає обов'язкового включення до переліку документів, що підтверджують здійснення представницьких витрат, поіменного списку представників організацій - учасників переговорів і програми проведення ділової зустрічі.
У силу п. 2 ст. 9 Закону Про бухгалтерський облік первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що містит...
