fy"> Потрібно метод, який може передати складність процесу і одночасно представити його в простому і стрункому вигляді. Структурний аналіз процесів Метод під назвою структурний аналіз процесів (Structured Process Analysis, SPA), розроблений нашою консалтинговою фірмою, використовує принципи, взяті з теорії моделювання даних. Він заснований на принципі ієрархії процесів. Як ми вже бачили, процес можна розбити на складові його субпроцеси. Якщо досліджуваний процес охоплює кілька відділів, то в цьому випадку самі субпроцеси швидше за все будуть досить складними і можуть включати види робіт, що виконуються більше, ніж одним відділом.
Ми можемо далі розділити кожен субпроцеси на головні види робіт, що виконуються всередині його, а кожен вид, у свою чергу, на окремі роботи. Наприклад, процес найму нового співробітника включає в себе роботу з реклами наявної вакансії, роботу по опису робочого місця і вимог до кандидата. Це в свою чергу включає в себе окремі роботи типу набору в текстовому редакторі вимог до кандидата. Структурний аналіз процесів відображає цю ієрархію і працює як набір географічних карт, що відрізняються своїм масштабом і деталізацією.
Повертаючись до аналогії зі схемами вулиць, ми повинні почати з карти світу в атласі, яка показує тільки континенти і країни, що перебувають на цих континентах. Якщо ми хочемо дізнатися більше про будь-який з країн, ми можемо відкрити карту цієї країни, де вказані основні міста і шляхи сполучення. Для кожного міста ми можемо отримати детальну схему його вулиць. Для обраної вулиці ми можемо звернутися до детальним архітектурним планам, де вказано, як стоять будинки на даній вулиці. В принципі, можна отримати і будівельний план будинку, де показано розташування кімнат. Таким чином, ми маємо ієрархію карт, що починається від рівня материків і спускающуюся вниз до плану ванної кімнати! У структурному аналізі процесів складний процес представляється за допомогою схем інформаційних потоків, що показують різні рівні деталізації за принципами, в чому схожим з наведеним вище прикладом.
Схема інформаційних потоків - це простий спосіб показати потік входів і виходів. На рівні окремих робіт, таких, як розробка посадової інструкції, можна використовувати алгоритмічні схеми (flow charts), щоб проілюструвати наявні етапи, прийняті рішення, введення інформації або рух матеріальних ресурсів. Кілька прикладів продемонструють сильні сторони цього методу і можливості його широкого застосування, а також можливі підводні камені, яких команді слід уникати.
Схема зовнішнього середовища процесу. Спочатку процес представляється просто у вигляді кола, і це називається схемою зовнішнього середовища процесу. Ця схема показує також основних клієнтів і постачальників процесу., Що виробляє корм для тварин, який купують фермери. На цьому рівні головним є простота, і команда повинна намагатися уникати зайвих деталей. Загальна помилка, яку здійснюють команди, полягає в тому, що субпроцеси представляються у вигляді окремих процесів. Як ми зазначали, команди часто відчувають труднощі у визначенні процесів, що носять крос-функціональний характер, і схильні при цьому бачити занадто вузькі процеси, а не частини більш широких процесів. Внаслідок цього вони, швидше за все, намалюють схему зовнішнього середовища процесу на більш низькому рівні, ніж це потрібно. Якщо повернутися до аналогії з географічними картами, вони побачать і намалюють країни, а не материки. Саме це сталося з однією командою, що займалася реинжинирингом процесу. Вона спочатку визначила процес як планування виробництва і доставки і розробила схему зовнішнього середовища процесу. Це обмежило команду у виборі варіантів для реінжинірингу процесу, так як багато відділи та процеси опинилися за межами розгляду. Взагалі кажучи, розширення розглянутого процесу і включення в нього субпроцесів, що мають місце в різних відділах, не тільки збільшують масштаб організаційних змін в результаті реінжинірингового процесу, але також різко збільшують розмір вигод, які можна буде отримати.
Узгодивши схему зовнішнього середовища процесу, команда повинна створити карту процесу, що дозволяє поглянути на процес більш детально. Це буде схема інформаційних потоків першого рівня, і на ній будуть показані основні складові процес субпроцеси. Кожен субпроцеси зображується у вигляді гуртка, з йдуть до нього і від нього входами і виходами у вигляді стрілок. Тут не потрібно включати в схему клієнтів і постачальників, як це було на схемі зовнішнього середовища процесу, тільки входи і виходи від них і до них. Таким чином, можна уникнути ускладнення схеми процесу і показати тільки інформацію, що є новою в порівнянні з попередньою схемою.
Використовуючи інформацію про замовлення покупця і технічну специфікацію, відділ продажів і виробництва оформляє замовлення на поставку, а також ін...
