під звіт, накази). Ці документи розріджують проведення операції, але у них інформація не відбивається в облікових регістрах. Виправдувальні документи містять інформацію про виконання розпорядження (звіт касира, накладні, вимоги, прибутковий ордер). Ці документи відображають фактичне вчинення операції, і у них інформація заноситься в облікові регістри. Документи бухгалтерського оформлення призначені для оформлення бухгалтерських записів з метою подальшого використання в обліковому процесі (розрахунок зносу основних засобів). Комбіновані документи поєднують в собі ознаки розпорядчих (дозвільних), виправдувальних і документів бухгалтерського оформлення (видатковий касовий ордер, розрахунково-платіжна відомість на оплату праці).
В· За змістом господарських операцій документи поділяються на матеріальні, грошові і розрахункові. Матеріальні документи служать для оформлення операцій по руху товарно-матеріальних цінностей (акт приймання-передачі основних засобів). Грошові документи призначені для оформлення операцій з готівкою і безготівковими грошовими коштами підприємства (Платіжна вимога-доручення). Розрахункові документи використовуються для оформлення розрахункових взаємин зі своїми контрагентами за зовнішніми зобов'язаннями (рахунок-фактура).
В· За способом заповнення - документи можуть бути заповнюваними в ручну або за допомогою електронних засобів обчислювальної техніки.
Первинні документи бухгалтерського характеру заповнюються бухгалтером. До них відносяться: різні довідки, розрахунки, розроблювальні відомості та ін Інформація, відображена у цих документах, також заноситься в облікові регістри. Документи, відображають питання загального керівництва підприємством і його виробничо-експлуатаційної діяльністю, складаються органами управління організації.
2. Основні етапи документообігу:
В
2.1. Складання та оформлення документів ;
Щоб документи могли служити достовірним підставою для бухгалтерських записів і мати юридичну силу, до їх складання пред'являються певні вимоги. Перш за все, необхідно, щоб документ був складений на бланку. Лише при відсутності бланків допускається складання документа на чистому аркуші паперу.
Бланки документів виготовляють на білому папері або на папері світлих тонів формату А4 (210х297мм) і А5 (148х210мм). Допускається використання бланків формату А3 (420х297мм) і А6 (105х148мм). p> Розмір полів бланка не менше мм:
20 - ліве;
10 - праве;
20 - верхнє;
10 - нижнє.
Написання документа проводиться чорнилом, хімічним олівцем, на друкарській машинці або засобами механізації. Деякі документи, наприклад чеки, касові ордери та т.п., повинні заповнюватися тільки чорнилом. Чи не дозволяється заповнювати документи простим олівцем, тому що в таких документах легко стерти написане і замінити його іншим. Документ складається за певною формою, встановленою для документів даного виду операцій, з обов'язковим заповненням всіх необхідних реквізитів. Зміст документа слід викладати точно і ясно, щоб давати правильне відображення операцій в повній відповідності з дійсністю. Текст і цифри документа вимагається писати чітко і розбірливо, так, щоб не допускати можливості різного їх розуміння і тлумачення. У документі не слід допускати підчисток, помарок та інших дефектів, що викликають сумніви в його автентичності та правильності. Вільні рядки і графи на бланку документа необхідно прокреслювати з тим, щоб у цих прогалинах не могло бути небудь вписано або дописано згодом. У грошових документах (чеках, касових ордерах та ін) суму потрібно вказувати не тільки цифрами, але й прописом, тобто словами. Документ повинен бути забезпечений усіма підписами, необхідними для оформлення реєстрованої операції і надання документу юридичної сили. Підписувати документ слід розбірливо, щоб можна було прочитати прізвище підписала. Перед кожною підписом вказується посада що дає підпис.
Звідси випливає загальне правило складання документів.
Для правильного складання документа необхідно:
В· Заповнювати документ на бланку (а за відсутності бланка на чистому аркуші паперу) чорнилом або хімічним олівцем, або на друкарській машинці;
В· Суворо дотримуватися встановлену форму та реквізити документа;
В· Точно і ясно викладати зміст документа;
В· Чітко і розбірливо писати текст і цифри;
В· Незаповнені прогалини в бланку документа прокреслювати;
В· Суму в грошових документах вказувати цифрами і про-пісью;
В· Постачати документ необхідними, розбірливо зробленими підписами із зазначенням посади підписала.
Документи необхідно складати вчасно, тобто одночасно з вчиненням операції або безпосередньо слідом за її здійсненням. Своєчасність складання документів є найважливішою умовою правильності відображення операцій в документах та своєчасності записів їх в облікови...
