водства. У ній викладаються послідовність робіт над проектом документа і ті вимоги, дотримання яких забезпечують юридичну повноцінність документа.
Підготовка розпорядчого документа може бути доручено одному або декільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. При розробки проектів складних і великих розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи (комісії), залучатися вчені або кваліфіковані фахівці з числа практичних працівників.
Перша стадія розробки проекту розпорядчого документа, як і всякого іншого - визначення кола питань, які належить в ньому відобразити. Залежно від важливості управлінського дії приступають, насамперед, до вивчення законодавчих актів і рішень уряду, відомчих нормативних актів, що передують розпорядчих документів з даного або аналогічних питань.
Вивчення законодавчих актів і урядових документів забезпечить не тільки правову основу документа, але і його спрямованість, державну постановку проблем. Перегляд раніше виданих з даного питання розпорядчих документів дозволить поставити в разі необхідності питання про їх заміну, скасування окремих пунктів і т.д. підготовка проекту розпорядчого документа вимагає збору необхідної інформації по суті поставленого питання. Тільки зібравши і вивчивши необхідні матеріали, отримавши повну явность по предмету вивчення, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, приступають до складання його проекту. Основну увагу слід сконцентрувати на формулюванні основних положень конкретного рішення. Спочатку потрібно зробити це начорно, а потім відредагувати і уточнити частини в порядку узгодження.
Завершальним етапом роботи з проектами розпорядчих документів є їх узгодження та підписання. Проект до підписання підлягає узгодженню із зацікавленими установами, структурними підрозділами або посадовими особами, яких він стосується. Узгодження здійснюється шляхом візування або постанови грифа узгодження. Так, проект наказу, рішення, розпорядження візується укладачем проекту і керівником структурного підрозділу, вносить проект, усіма зазначеними в проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними за виконання документа в цілому, юрисконсультом. Проекти документів, виконання яких вимагає фінансового забезпечення, обов'язково погоджуються фінансовими органами або службами.
Віза юрисконсульта свідчить про відповідність документа законодавчим і нормативним актам, а так само про відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам деяких органів (наприклад, суду, прокуратури, охорони здоров'я). Погодження проводить структурний підрозділ або особа, ім'я та по документу. Візи гриф узгодження, як правило, проставляють на першому примірнику проекту. У разі незгоди з проектом пишеться мотивований висновок проекту. Перед підписанням проект документа ретельно вивіряється. При цьому особливу увагу слід звернути на перевірку цифрових даних, прізвищ, імен та по батькові.
Повністю підготовлені проекти представляються на підпис. Накази і розпорядження підписуються керівником або його заступником.
Постанови і рішення мають два підписи - голови і секретаря (керуючого справами) колегіального органу. Підписується перший примірник документа, виготовлений на бланку. Розпорядчі документи набирають чинності з моменту їх підписання або доведення до відома виконавця. У ряді випадків строк набрання чинності і термін дії акта управління вказується в самому документі.
наказ розпорядження реквізит управлінський
2. Основні види розпорядчих документів
. 1 Наказ
Наказ - правовий акт, що видається керівником підприємства, чинним на підставі єдиноначальності, для дозволу основних і оперативних завдань підприємства.
За змістом накази поділяються на два види: накази з основної діяльності (щодо організації роботи, фінансуванню, плануванню, звітності); накази по особовому складу (прийом, звільнення, переведення співробітників). Підготовка наказу включає наступні стадії: вивчення істоти питання і збір необхідних відомостей, підготовка проекту наказу, узгодження проекту, підпис керівника.
Накази видаються тільки при необхідності.
Зміни, доповнення, скасування наказів проводяться тільки наказами.
Підготовка проектів наказів включає наступні стадії:
1) вивчення істоти питання, законодавчих актів, інших документів, що видавалися з цього питання, опрацювання інформаційно-довідкових документів підприємства;
) підготовку тексту документа;
) узгодження тексту документа;
) підписання наказу;
) доведення до відома виконавців.
