равління» (ДОП).
Документаційне забезпечення управління виконує спеціальна служба, яка діє на правах самостійного структурного підрозділу. Це може бути: управління справами, загальний відділ, канцелярія або секретаріат.
У невеликих організаціях, де обсяг оброблюваних документів невеликий і створення такої служби недоцільно, всю роботу з документаційного забезпечення управління виконує секретар керівника або спеціально виділений для проведення цієї роботи співробітник.
Діловодство в організації - найважливіша обслуговуюча функція управління, від раціональної організації якої залежать швидкість і якість прийняття управлінських рішень, ефективність роботи організації в цілому.
Вибір організаційної форми діловодства залежить від рішення керівництва і самої служби. Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.
У сучасних умовах, коли робота з управлінською документацією в багатьох установах грунтується на комп'ютерних технологіях, функції служби діловодства не обмежуються тільки організацією документообігу установи, обліком документів і контролем за їх виконанням. Служба діловодства бере безпосередню участь у постановці завдань при розробці автоматизованих інформаційних систем для роботи з документами, в забезпеченні режиму доступу до інформації та захисту інформації, у вдосконаленні роботи з документами.
Таким чином, служба діловодства вирішує три основних комплексу завдань:
забезпечення документування управлінської діяльності;
організація роботи з документами в установі;
вдосконалення форм і методів роботи з документами.
Завдання, які стоять перед службою діловодства, визначають її функції.
Завдання забезпечення документування управлінської діяльності можуть бути вирішені за допомогою виконання таких функцій: розробка та проектування бланків, забезпечення їх виготовлення; забезпечення виготовлення документів, копіювання і тиражування; контроль якості підготовки та оформлення документів, дотримання встановленої процедури узгодження і посвідчення документів.
Завдання організації роботи з документами в установі вирішуються виконанням наступних функцій:
встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу установи);
експедиційна обробка вхідних і вихідних документів;
реєстрація та облік вступників, відправляються і внутрішніх документів;
контроль за виконанням документів;
систематизація документів, забезпечення їх зберігання та використання; організація роботи зі зверненнями громадян.
Забезпечення захисту інформації.
Завдання вдосконалення форм і методів роботи з документами включають в себе виконання таких функцій:
розробку і переробку нормативних, інструктивних, методичних документів і доведення їх до відома працівників організації;
методичне керівництво і контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах організації;
підвищення кваліфікації працівників організації та їх консультування з питань роботи з документами;
впорядкування документації організації, проведення робіт з уніфікації документів, розробка Табеля і Альбому форм документів, застосовуваних у діяльності організації;
розробку і впровадження нових форм і методів роботи з документами, удосконалення документообігу організації, підвищення виконавчої дисципліни;
постановку завдань розробки та вдосконалення автоматизованих інформаційних систем і баз даних для роботи з документами.
Робота з конфіденційними документами
Організація роботи з документами
За ступенем обмеження доступу розрізняють документи відкриті (несекретні) та документи з обмеженим доступом. Документи з обмеженим доступом бувають різного ступеня секретності (цілком таємні, секретні та ін.), Документи для службового користування і конфіденційні документи (зокрема, містять комерційну таємницю).
Перелік відомостей конфіденційного характеру
Відомості про факти, події і обставини приватного життя громадянина, що дозволяють ідентифікувати його особу (персональні дані), за винятком відомостей, що підлягають поширенню в засобах масової інформації у встановлених федеральними законами випадках.
Відомості, що становлять таємницю слідства і судо...
