и документів.
Документи установи є інформаційними джерелами, які мають юридичну силу.
Організація документів у діловодстві являє собою сукупність видів робіт, що забезпечують збереження, облік, систематизацію документів, формування та оформлення справ у діловодстві та їх передачу в архів крайового органу виконавчої влади (далі іменується - архів) відповідно до вимог, встановлених державними стандартами на документи, нормативно-методичними документами Федеральної архівної служби Росії, а також відповідними нормативно-методичними документами з архівної справи та діловодства федеральних органів виконавчої влади, Ради адміністрації краю.
Основними видами робіт, що забезпечують правильну організацію документів у діловодстві, є складання номенклатур справ і формування справ.
В
1. Аналіз документообігу в організації
В
1.1. Структура підпорядкованості відділу діловодства
Дана установа має иерархичную структуру. Начальнику управління підпорядковуються заступники начальника, а їм в свою чергу всі відділи. Бухгалтерія, відділ кадрів і ПТО підпорядковуються начальнику управління. p> Всі функції управління та підпорядкування зосереджуються у керівника, створюється вертикальна лінія управління і прямий шлях впливу на підлеглих.
При такій схемі управління зміцнюється едіноналічіе і особиста відповідальність, зменшується можливість прийняття суперечливих і неувязних рішень. Така структура управління забезпечує єдність і чіткість розпорядництва, узгодженість дій виконавців, підвищення відповідальності керівника за результат діяльності, очолюваного ним підрозділи, оперетівность прийняття рішень, а також особиста відповідальність за кінцевий результат діяльності свого підрозділу, але в цій структурі пред'являються високі вимоги до керівника, який повинен мати обширні різнобічні знання і досвід з усіх функцій управління і сфер діяльності (См.Приложение А). br/>
1.2 Схема документообігу
1.2.1 Прийом, обробка, розподіл і реєстрація вступників документів
Доставка документів в управління здійснюється, як правило, засобами поштового, фельд'єгерського та електричного зв'язку.
За допомогою поштового зв'язку доставляється письмова кореспонденція у вигляді простих і рекомендованих листів, поштових карток, бандеролей і дрібних пакетів, а також друковані видання.
По каналах електричного зв'язку надходять: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, повідомлення по електронній пошті.
Документи, що надходять в управління на паперових носіях, проходять обробку, реєстрацію, попередній розгляд начальником управління і, згідно з його резолюції, передаються заступникам начальника і виконавцям.
Прийом і первинна обробка документів здійснюється працівниками відділу обліку, розподілу документації.
Конверти з документами розкриваються (за винятком конвертів з позначкою В«особистоВ»), перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки документів.
При виявленні пошкоджень, відсутності документів і додатків до них складається акт у трьох примірниках: перший залишається у відділі, другий
долучається до документу, що надійшов, третій пересилається відправникові.
Помилково надіслані документи повертаються відправникові або пересилаються за призначенням.
Конверти від вкладених документів, як правило, знищуються, крім випадків, коли:
дата поштового штемпеля на конверті служить письмовим підтвердженням часу відправлення;
тільки по конверту можна визначити адресу відправника.
На отриманому документі в правому нижньому кутку на першій сторінці проставляється реєстраційний штамп, і реквізити документа вводяться в комп'ютер.
Термінові документи після реєстрації доставляються негайно під розпис із зазначенням дати і часу їх отримання.
Документи, що надійшли в управління, минаючи відділ обліку, розподілу документації, в обов'язковому порядку передаються в даний відділ для реєстрації.
При прийомі кореспонденції, доставленої нарочним, перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки та відповідність номерів документів (пакетів), записаних у розносна книгах. У розносна книгах ставиться дата і підпис фахівців відділу обліку, розподілу документації, які взяли документ. На копіях (других примірниках) доставлених документів підпис не ставиться.
Вся надійшла у відділ обліку, розподілу документації кореспонденція, розподіляється на:
В· вхідну службову;
В· звернення громадян.
Надійшли телеграми приймаються під розписку з проставленням дати і часу прийому, реєструються за тими ж правилами, що і листи, а потім передаються на розгляд начальнику управління.
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях. Вхідна службова кореспонденція розподіляється на реєстровану і нерегістріруемих. Реєстрації...
