підлягають як письмові документи, так і створювані засобами електронної техніки. Вхідна кореспонденція, обумовлена ​​переліком, передається адресатам без реєстрації.
Реєструються всі документи, що надходять з інших організацій та від фізичних осіб, а також створювані - внутрішні (довідки, службові та доповідні записки) і відправляються.
Документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.
Документи реєструються один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі документа з одного відділу в іншій він повторно не реєструється.
Таким чином, надійшли документи проходять наступні етапи:
- первинну обробку
- попередній розгляд, розмітку
- реєстрацію
- розгляд документів керівництвом
- направлення на виконання
- контроль виконання
- виконання документів
- підшивку документів у справи
В
1.2.2 Рух внутрішніх документів
Внутрішні документи складаються, оформляються, виконуються і зберігаються в рамках самої установи, що не виходячи за його межі. На етапах підготовки та оформлення порядок роботи з ними такий же, як і з вихідними документами:
- складання проекту документа виконавцем
- перевірка правильності оформлення проекту документа
- узгодження проекту документа
- підписанням документа керівником
- реєстрація документа
На етапах виконання і завершення робіт з внутрішніми документами порядок операцій такий же, як і з вхідними документами:
- передача документа виконавцю
- контроль виконання документа
- виконання документа
- проставлення відмітки про виконання
- підшивка виконаного документа в справу
У результаті внутрішні документи установи можуть використовувати більше трьох років або можуть бути передані до архіву або знищені.
В
В
В
Рисунок 1 - Рух внутрішніх документів
1.2.3. Контроль виконання документів
Контроль виконання документів по суті питання здійснюють заступники начальника управління та начальники відділів.
Контроль виконання документів будується на базі реєстраційних даних. Контрольна картотека систематизується по термінах виконання документів.
Терміни виконання документів визначаються начальником управління, виходячи з терміну, встановленого організацією, яка направила документ, або строків, встановлених законодавством.
Скарги громадян розглядаються в можливо більш короткий строк, але не пізніше 15 днів, а які потребують вивчення і перевірки, - в строк не більше одного місяця з дня реєстрації.
Розгляд скарги, що стосуються питань захисту прав дітей, інвалідів, військовослужбовців та членів їх сімей, починається невідкладно і має бути завершено не пізніше ніж у 15-денний строк з дня їх надходження.
Дата виконання вказується в резолюції начальника управління і фіксується в реєстраційно-контрольній картці
Про всі випадки зміни терміну виконання документів відповідальний виконавець своєчасно інформує відділ обліку, розподілу документації для внесення змін до реєстраційно-контрольну картку (Новий термін, дата зміни, підпис). p> Зняття документу з контролю здійснює начальник управління або за його дорученням відділ обліку, розподілу документації, зняття документа з контролю оформляється відміткою про виконання документа і направлення його до справа: короткі відомості про виконання або посилання на документ (дата і номер), свідчить про виконання; позначка В«у справуВ», номер справи, в якій буде зберігатися документ, дата; підпис виконавця або начальника відділу, в якому виконаний документ.
1.3. Життєвий цикл
Кожен документ в процесі свого життєвого циклу проходить певні стадії:
Г? створення;
Г? візування, узгодження; p> Г? підписання, затвердження;
Г? реєстрацію;
Г? розгляд;
Г? виконання;
Г? списання в справу;
Г? зберігання, знищення. p> На прикладі письмового звернення у вигляді скарги можна простежити весь його життєвий цикл.
Письмові звернення громадянина надходить у вигляді скарги, направляється з вимогою про поновлення прав і законних інтересів громадянина, порушених діями або рішеннями державних органів, посадовими особами та громадськими організаціями.
Діловодство за письмовими зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства.
1) При прийомі письмового звернення перевіряється правильність його адресування (лист, доставлене не по призначенням, негайно повертається поштовою підприємству зв'язки не розкритими для направлення адресатові);
2) При розтині конверта перевіряється наявність у них листи і документів (розірвані докуме...
