авна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення "уточнила поняття "Документообіг", включивши в нього і
операцію "підшивка документа в справа ". ГОСТ Р 51141 В«Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення В»встановив визначення поняттяВ« документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення В».
<В В
1.2. Поняття документообігу
Документообіг - рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення. Документообіг є важливою ланкою діловодства, визначає інстанції і швидкість цього руху. Головне правило документообігу - оперативне рух документів по найбільш перспективному шляху з мінімальними витратами часу та праці. Основу документообігу дають організаційні документи: Статут, положення про структурні підрозділи, положення про службу ДОП, накази про розподіл обов'язків, інструкції по роботі з документами, інструкції з діловодства, схеми документопотоков, шляхи проходження окремих видів документів. Документообіг як технологічний процес ділиться на кілька частин-потоків. Вони здійснюють прямий і зворотний зв'язок в управлінні. p> Вони розрізняються по напрямку і по відношенню до управлінського об'єкту.
У напрямку:
-горизонтальні - пов'язують організації одного рівня
-вертикальні - низхідні, висхідні - пов'язують організації різних рівнів.
Висхідні - вхідні, що надходять у вищестоящі організації від підлеглих організацій.
Спадні - направляються вищестоящими органами влади підлеглим організаціям.
По відношенню до управлінського об'єкту:
Документообіг утворюють потоки вхідних (надходять з інших організацій), витікаючих (відправляються в інші організації) і
внутрішніх (створених і діючих у межах організації) документів. Обсяг документообігу розраховується за формулою:
Уд = SBX. + Вих. + Вн. за певний період часу (звичайно за рік).
При розрахунку обсягу документообігу враховуються тільки оригінали документів або їх завірені копії.
Рух вхідних документів
Схема руху вхідних документів
Рух вхідних документів показано на рис. 1, де цифрами та літерами позначено:
В
В
Рис. 1. Схема руху вхідних документів
I
Керівник (директор)
II
Виконавець (структурний підрозділ)
а
Експедиційна обробка
b
Попередній розгляд, сортування
з
Реєстрація
d
Розподіл (розмітка)
е
Перерозподіл (переметка)
1
Кореспонденція
2
Документи, реєстровані службою ДОП
3
Документи, нереєстровані службою ДОП
Висновок:
Документообіг представляє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблему технології документаційних процесів, тому займає місце вузлового ланки будь-якої системи діловодства. br/>
Глава 2. Основні правила організації документообігу на ВАТ комбінату В«МагнезитВ»
Організація роботи з документами - організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності ВАТ комбінату В«МагнезитВ».
Документообіг є важливою ланкою в організації діловодства ВАТ комбінату В«МагнезитВ» так як він визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість руху документів. У діловодстві документообіг розглядається як інформаційне забезпечення діяльності апарату управління, його документування, збереження і використання раніше створених документів.
Основними правилами організації документообігу на ВАТ комбінату В«МагнезитВ» є:
- оперативне проходження документа, з найменшими витратами часу;
- Максимальне скорочення інстанцій проходження документа (кожне переміщення документа має бути виправданим, необхідно виключити або обмежити поворотні переміщення документів);
- порядок проходження і процес обробки основних видів документів повинні бути однаковими.
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - Можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій.
Основою структури будь-якого документообігу є документ. Всі документи (Традиційні на папері і на магнітних нос...
