іях) в комплексі на комбінаті ВАТ В«МагнезитВ» узгоджені шляхом дотримання правил особливостей подання інформації на кожному з носіїв.
Організація документообігу - це правила, відповідно до яких має відбуватися рух документів. Організація
документообігу об'єднує всю послідовність переміщень документів в апараті управління ВАТ комбінату В«МагнезитВ», всі операції з прийому, передачі, складання та оформлення, відправці (і підшивці) документів у справу. Документообіг є важливою складовою частиною діловодства та інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг прискорює проходження і виконання документів у ВАТ комбінату В«МагнезитВ».
Порядок проходження документів та організація всіх операцій при роботі з ними, регламентований інструкцією з діловодства у ВАТ комбінату В«МагнезитВ» і табелем уніфікованих форм документів.
Розділяють централізований документообіг і документообіг рівня структурного підрозділу. У централізований документообіг входить вся документація, що підлягає централізованої реєстрації. Документи, що враховуються тільки в структурних підрозділах, складають документообіг рівня структурного підрозділу.
Як правило, централізований документообіг представлений організаційно-розпорядчою документацією, а документообіг рівня структурного підрозділу - спеціалізованої документацією, що забезпечує основні напрямки діяльності організації (у нього можуть входити і організаційно-розпорядчі документи).
У ВАТ комбінаті В«МагнезитВ» існує окремий структурний підрозділ, в завдання якого входить забезпечення централізованого документообігу.
Виділяють три основні типи документів, що становлять централізований документообіг.
Вхідні. Вхідний документ - документ, що надійшов до установи. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, в встановлені терміни. Терміни можуть бути
встановлені нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ або можуть бути зазначені
безпосередньо у вхідному документі. p> Вихідні. Вихідний документ - офіційний документ, що відправляється з установи. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації. Невелике число вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (Наприклад запити в інші організації). p> Внутрішні. Внутрішній документ - офіційний документ, який не виходить за межі підготувала його організації. Дані документи використовуються для організації роботи ВАТ комбінату В«МагнезитВ», так як вони забезпечують цілеспрямоване вирішення управлінських завдань у межах однієї організації. До внутрішніх документів відносяться організаційно-правові, організаційно-розпорядчі документи. Самостійні групи внутрішнього документообігу складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових засобів, обладнання, внутрішня службова переписка (доповідні, пояснювальна записка), особового складу і т.д.
Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів ВАТ комбінату В«МагнезитВ» (особливо якщо вони територіально рознесені) і накази керівника комбінату. Через канцелярію також проходять внутрішні документи, які породжують вихідні документи.
br/>
В
2.1 Схема руху і технологія обробки документів на ВАТ комбінату В«МагнезитВ»
Вхідні документи:
Документи, що надійшли, у ВАТ комбінату В«МагнезитВ» починають свій шлях до виконання з експедиції (структурного підрозділи загального відділу) (Додаток 1). Там вони піддаються експедиційної обробці, яка полягає у перевірці правильності доставки кореспонденції, розкритті конвертів, перевірки цілісності вкладень і попередньої сортуванню документів на реєстровані і незареєстровані. Нереєстровані документи та документи з позначкою "особисто" передаються за призначенням. У ВАТ комбінату В«МагнезитВ» обов'язково складається перелік нерегістріруемих документів, який щорічно переглядається.
Реєстровані документи діляться на два потоки:
1. Документи на ім'я керівника і без вказівки конкретної адреси;
2.Документ на адресу структурних підрозділів.
Документи першого потоку передаються в канцелярію, другого потоку - в структурні підрозділи. За централізованої реєстрації всі вище зазначені документи надходять до канцелярії.
Помічники керівника або працівник канцелярії виробляють попередній розгляд документів, що надійшли. Метою попереднього розгляду документів, що надійшли є розподіл документів, що не вимагають обов'язкового розгляду керівництвом, встановлення підрозділу або особи, яким повинен бути спрямований цей документ. Звідси випливає, що при попередньому розгляді утворюється два документопотока: у адресу керівника ВАТ ком...
