зації залежно від тих завдань і функцій, компетенції, масштабу діяльності та інших найбільш характерних ознак приблизно на три групи. Значення документів кожної з цих груп установ визначає організацію роботи та методи відбору документів у державні архіви.
Перша група джерел комплектування державних архівів.
До її складу входять:
- центральні органи законодавчої влади і державного управління Російської Федерації, а також суб'єктів Російської Федерації;
- органи суду і прокуратури;
- органи місцевого самоврядування;
- наукові, науково-дослідні, проектно-конструкторські установи, державні промислові, науково-виробничі та виробничі компанії (Підприємства);
- вищі навчальні заклади, окремі видавництва та редакції, найбільш великі культурно-освітні установи (театри, музеї, філармонії, кіностудії та ін), науково-технічні суспільства;
- профспілкові та інші громадські організації і т. д.
Установи цієї групи відіграють першорядну роль в житті сучасного російського суспільства, їх документи мають велике наукове і народногосподарське значення. Тому документи установ цієї групи надходять у державні архіви у строки, встановлені законодавством або у виняткових випадках, за погодженням з архівними органами.
Крім основної документації в складі фондів цих установ на постійне зберігання можуть бути залишені документи підлеглих, супідрядних або вищестоящих установ, особливо ті з них, які своїм змістом здатні істотно доповнити зміст документів, що вже зберігаються та архівних фондах установи.
З цією метою в рамках архівів додатково вивчаються матеріали зведеного, узагальнюючого характеру, які можуть містити конкретні відомості про роботі установи, а також матеріали, що надсилаються для відома. Здійснюється їх зіставлення з основною документацією фондообразователя, що дозволяє більш об'єктивно підійти до вирішення питання про їх подальшому зберіганні або знищенні.
Друга група джерел комплектування державних архівів.
Її складають ті установи, організації та підприємства, від яких документи приймаються вибірково. До цієї групи відносять:
- деякі установи обласного (республіканського) і навіть федерального значення (деякі управління і комісії, що діють при міністерствах, видавництва, редакції та ін);
- установи місцевого значення (районного та міського підпорядкування): підприємства, середні загальноосвітні та спеціальні навчальні заклади, установи культури (Концертні зали, бібліотеки), установи охорони здоров'я (диспансери, санаторії, курорти) та інші установи, підприємства та організації.
Відмінна риса цієї групи - однорідність установ по функціям і цільовим призначенням. Документи цієї групи мають практичне і наукове значення, але в силу своєї масовості і однорідного характеру прийом їх на державне зберігання у повному складі і від усіх установ недоцільний. Як правило, вони приймаються в державні архіви вибірково: або один-два фонди (на розсуд експерта) з групи фондів однорідних установ, або тільки певні категорії документів з усіх фондів однорідних установ.
Однак у фондах багатьох установ місцевого масштабу можуть зберігатися документи великої наукової цінності і народногосподарського значення, не попадають у вищестоящі установи. Така документація повинна бути виявлена і своєчасно взята па державне зберігання. Як правило, подібного роду документи включаються до складу або об'єднаного архівного фонду, або до складу архівної колекції.
Третя група джерел комплектування державних архівів.
Її складають установи допоміжного та обслуговуючого характеру, що є, як правило, низовими у відомчій системі і виконують функції у вузьких, суворо обмежених територіальних межах. Крім того, їх діяльність знаходить достатньо повне відображення у фонді вищестоящої установи. Саме тому документи такої установи можуть бути виключені зі складу матеріалів, прийнятих на державне зберігання.
Визначення установ, документи яких мають надходити до державні архіви, є однією з найбільш серйозних і відповідальних завдань експертизи. Експертиза, проведена шляхом зіставлення документів, дозволяє встановити, якою мірою діяльність підвідомчої установи знайшла своє відображення у фонді вищестоящої установи. Тільки після проведення експертизи може бути винесено рішення про виключення тих чи інших матеріалів з складу документів, прийнятих на державне зберігання, або про вибіркове їх прийомі.
Проведення експертизи цінності документів, прийнятих в вибірковому порядку, ускладнюється тим, що попередньо необхідно встановити параметри, відповідно до яких буде здійснюватися відбір, тобто встановити критерії проведення вибіркового прийому фондів, кількість прийнятих фондів і ряд інших. Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів. Перший етап здійснюється на стадії діловодства:
а) при розробці номенклатури справ;
б) при реєстрації...
