вступників до установи документів;
в) при направленні документа в справу;
Другий етап проводиться на стадії підготовки справ для передачі в відомчий архів після завершення їх діловодством.
Третій етап - на стадії підготовки справ для передачі на державне зберігання.
Важливим принципом відбору документів на зберігання є принцип історизму, який вимагає розглядати явища в їх розвитку і дає ключ до розкриттю закономірностей розвитку тих чи інших явищ, відносин.
Принцип всебічності та комплексності вивчення документів передбачає оцінку документів у комплексі, оскільки одні документи доповнюють інші, треті повторюють перші, а четверті повністю поглинені другими.
При відборі фондів приймаються в увагу характеристики установи, відповідно до яких визначається цінність його документального фонду, а саме:
- рівень виробничої, наукової, навчальної та іншої роботи установи, підприємства, організації;
- стиль роботи керівництва і підприємства в цілому;
- впровадження в діяльність установи нових зразків техніки, розробка і використання нових технологій;
- спеціалізація установи;
- місцезнаходження установи;
- особливі умови його виникнення;
- географічне середовище і т. д.
Таким чином, до установ другої групи (від яких документи приймаються вибірково) застосовується диференційований підхід. Одні установи потрапляють до числа джерел комплектування і від них архівні фонди беруть на зберігання в повному обсязі, від інших можуть прийматися тільки певні категорії документів (з усіх фондів або в силу повного відображення їх інформації у фондах вищестоящих установ. Вибірковий прийом можливий тільки за умови всебічного вивчення діяльності установ, ознайомлення зі специфічними особливостями їх роботи і складом і змістом їх документації.
Недержавні організації забезпечують відбір і передачу в впорядкованому стані в державні та муніципальні архіви знаходяться в їх володінні архівних документів, віднесених до федеральної власності, власності суб'єкта Російської Федерації або муніципальної власності.
Документи Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться в приватної власності, надходять у державні та муніципальні архіви, музеї, бібліотеки, організації Російської академії наук на підставі договорів між цими архівами, музеями, бібліотеками, організаціями Російської академії наук і власниками зазначених документів.
Комплектування державного архіву документами особового походження. Державні архіви збирають документи письменників, художників, акторів і режисерів, вчених, краєзнавців, колекціонерів і так далі. У складі особистого фонду на державне зберігання приймаються наступні документи:
- авторські рукописи, автобіографії, щоденники, записні книжки, спогади, біографічні матеріали, а також матеріали майново-господарського характеру;
- службова і особисте листування;
- фотографії та інші образотворчі документи;
- матеріали про фондообразователей і про увічнення його пам'яті (спогади, статті та рецензії про фондообразователей і його творах, вирізки з газет і журналів); ​​
- матеріали, підібрані фондообразователем і відклалися в його особистому архіві та ін
Документи особового походження надходять у державні архіви:
- від фондообразователей, передавальних архіви особисто або за заповітом;
- від осіб, які володіють архівом за правом спадкування;
- від збирачів та колекціонерів;
- з громадських організацій (творчих спілок і так далі);
- з нотаріальних контор як вибіркове майно;
- від громадян, проживають за кордоном, із зарубіжних установ та організацій (у порядку дару або обміну копіями).
Комплектування архівними документами за кордону.
Архів може комплектуватися архівними документами російського походження, що знаходяться з різних причин за межами Російської Федерації, та/або архівними документами закордонного походження, що мають значення для Росії.
Прийом отриманих за кордону архівних документів до архіву здійснюється відповідно до договору між власником або власником зазначених документів та архівом про продаж, дарування справжніх документів або їх копій, обмін копіями документів. Укладення договору здійснюється з урахуванням законодавства відповідної країни. У договорі можуть обумовлюватися особливі умови використання переданих архівних документів. Прийом оформляється актом прийому-передачі документів.
Архівні документи, що надійшли з-за кордону у вигляді оригіналів або копій на правах оригіналів, прийняті на постійне зберігання до архів, незалежно від їх походження включаються до складу Архівного фонду Російської Федерації і підлягають державному обліку. p> Взаємодія архіву з джерелами комплектування.
Архів спільно з джерелами комплектування архіву розглядає і готує до узгодження відповідним уповноваженим орга...
