ні місцеві установи і створені бурмістрскіе хати, городові магістрати ратуші, губернські і провінційні канцелярії. Система діловодства, що склалася в установах XVIII в. отримала назву коллежской . Відмінність колезького діловодства від наказного: його організація регламентувалася законодавством. Основним законодавчим актом став В«Генеральний регламентВ» затверджений 28 Лютий 1720 Петром I. Його значення:
1. Генеральний регламент визначив структуру колегій, штатний склад, посадові обов'язки чиновників, правила внутрішнього розпорядку та поведінки чиновників, оздоблення В«каморВ» - Присутствених місць, організацію робіт з документами: правила реєстрації, контроль за виконанням документів, порядок їх складання, посвідчення зберігання.
2. Вказівка ​​на колегіальний принцип прийняття рішень. Організація діловодства колегій покладалася на канцелярію. Тут готувалися справи для слухання на засідання присутності, оформлялися прийняті рішення, реєструвалися вхідні та вихідні документи, здійснювався контроль за їх виконанням, зберігалися документи, за якими були прийняті рішення, копії відісланих документів, а також друк колегії.
Головним у канцелярії був секретар. Він керував діями всіх чиновників, що входили до її штати, канцеляристів, реєстраторів, копіїстів, актуаріуса, перекладача, товмачів, вахмістра (старости колегії).
3. Генеральний регламент узаконив необхідність реєстрації документів і регламентував технологію її ведення. Основна мета реєстрації - охорона документів. Реєстраційні журнали служили для довідкової роботи і для контролю за виконанням документів. Журналів було декілька: повсякденна записка, розпису, скоєних і не скоєних справ, реєстратура, що складається з чотирьох книг - А, В, С, Д.
4. Генеральний регламент встановив терміни виконання документів. Укази слід було виконувати протягом одного тижня, В«коли швидше можнаВ». Якщо потрібні якісь довідкові матеріали з губернії, на їх доставку відводився місяць і час, необхідний на дорогу. При необхідності будь-яких уточнень дозволялося збільшити термін ще на два тижні. Колегія після отримання необхідних відомостей до місця брала рішення про оформлення протягом тижня, інакше існувала загроза В«покаранням смертним або посиланням на галери і позбавлення всього зміни за силою справи або провини В».
5. Генеральний регламент ввів поняття В«архівВ». Всі закінчені справи протягом трьох років перебували в канцелярії або контролі, а потім під розписку здавалися в архів колегії архіваріуса. p> Закон 1775 чітко встановив порядок В«для повідомлення влади і місцьВ». Від вищестоящих установ підлеглим прямували укази; підлеглі установи направляли до вищих інстанцій рапорти і доношения, рівні інстанції надсилали одне одному пропозиції та повідомлення.
У XVIII в. з'являється новий вид документа, протокол, вимоги були викладені в Генеральному регламенті. Бухгалтерський облік відбивався в балансі особливою таблиці, що показують стан господарської діяльності на певну дату. З'являються терміни В«дебетВ», В«КредитВ», В«бухгалтерВ». Складалася система документації з особового складу. p> Указ Петра I 1700 наказав замінити стовпці зошитами. Це змінило формуляр документа . Реквізиції виділялися з тексту і зайняли певні місця. З'явилися нові реквізити - реєстраційні номери: вхідний та вихідний. Іноді стали позначати найменування виду документа: рапорт, доношение, повідомлення і т.д. З тексту виділилися реквізити: адресат, автор, вид документа, підпис, дата складання, отримання документа, скріпи. Документи в ряді випадків скріплювалися печаткою. У Генеральному регламенті визначено порядок користування печатками.
3. Діловодство в установах Росії XIX - початку XX в.
На початку XIX ст. в результаті адміністративних реформ Олександра I система державних установ Росії змінилася. p> Вищими державними установами стали Сенат, Комітет Міністрів, Державна рада. Діловодство в них велося відповідно до законів, названими В«установиВ»: В«Установа Урядового СенатуВ», В«Установа державної радиВ». Місцеві установи здійснювали роботу з документами у відповідності з вимогами В«Спільного губернського установиВ» (1775 р.). p> Початок нового етапу розвитку діловодства в Росії пов'язано з створенням міністерств. Основою організації їх діяльності став принцип єдиноначальності, який змінив систему управління діловодства. Тому діловодство XIX - початок XX ст.ст. називають В«міністерськимВ».
Маніфест 8 вересня 1802 проголосив створення перших восьми міністерств. 25/VI -1811 р. видання В«Спільного установи міністерствВ» регламентувало одноманітність в організації діловодства. Був встановлений порядок розгляду документів. У цьому законі названий В«образ виробництва справВ». Він включав:
В· порядок вступу справ;
В· рух їх, або власне так зване виробництво;
В· виліт справ; ...
