як при самостійному вирішенні конфліктної ситуації, так і при зверненні до судових органів за захистом своїх інтересів.
При цьому незалежно від умов укладеного договору рекомендується звернути увагу на таке.
Відповідно до Закону Республіки Білорусь від 18.10.1994 N 3321-XII "Про бухгалтерський облік та звітності" (далі - Закон) факт здійснення господарської операції повинен підтверджуватися первинним обліковим документом, що має юридичну силу, який складається відповідальним виконавцем спільно з іншими учасниками операції.
При відсутності в договорі вказівки на форму такого документа організації рекомендується скористатися вимог Положення про приймання товарів за кількістю та якістю, затвердженого Постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь від 03.09.2008 N 1290 (далі - Положення), яким визначаються загальний порядок і правила приймання товарів за кількістю та якістю, а також умови, необхідні для проведення об'єктивної і достовірної приймання товарів за кількістю та якістю, якщо договором не передбачено інше.
Згідно п. 2 Положення його норми регулюють відносини між продавцем (постачальником) та покупцем (одержувачем) при прийманні по кількості і якості товарів, що поставляються за договорами купівлі-продажу (поставки, контрактації) або міни, що укладаються юридичними особами та індивідуальними підприємцями Республіки Білорусь.
Однак при вказівці в договорі на те, що всі спори між сторонами вирішуються з урахуванням законодавства Республіки Білорусь, або за відсутності в договорі будь-яких норм, що визначають порядок дій постачальника і покупця в разі виявлення недостачі, вимог Положення можна скористатися і при виконанні зовнішньоторговельних договорів.
Відповідно до вимог Положення, беручи до уваги умови укладеного договору з постачальником, організації рекомендується оформити та забезпечити наявність наступних документів:
повідомлення про факт виявленої недостачі товару, спрямованого на адресу постачальника способом, що дозволяє підтвердити його фактичне отримання постачальником;
претензії постачальнику з доданим розрахунком сум, що підлягають відшкодуванню, у разі прийняття рішення про їх стягнення з продавця;
повідомлення постачальника про направлення свого представника для участі в прийманні товару або відмову в його напрямку і надання можливості покупця права односторонньої комісійної приймання товару без участі продавця;
акта про приймання товарів за кількістю та якістю, що підтверджує недостачу товару при його прийманні;
письмової відповіді постачальника, що містить згоду чи незгоду з фактом виявленої недостачі, а також порядок врегулювання нестачі;
коригувального інвойсу із зазначенням кількості та вартості товару, фактично отриманого покупцем, у разі визнання обгрунтованості претензій і факту нестачі;
документів, що свідчать про допоставка відсутнього товару (додаткової угоди сторін, CMR-накладн...
