винні бути ознайомлені (або всі без винятку) і яким чином має підтверджуватися ознайомлення, не вказується. Вважаємо, що факт ознайомлення доцільно фіксувати шляхом проставлення підписів ознайомилися на внутрішній інструкції, при цьому до таких працівників відносяться лише ті, чиї посадові обов'язки пов'язані із створенням, оформленням і рухом документів. p align="justify"> Всі документи організації приймаються і обробляються централізовано спеціально створюваної для цих цілей службою, яку називають службою документаційного забезпечення управління (ДОП).
На підприємстві в залежності від різних факторів (чисельність співробітників, структура, обсяг документообігу) дана служба може мати різні найменування: канцелярія, секретаріат, загальний відділ, управління справами і т.п. Нерідко зважаючи невеликого обсягу документообігу ця служба представлена ​​однією людиною або виконання таких функцій входить в коло обов'язків спеціаліста іншого профілю (наприклад, інспектора з кадрів). Посада особи, відповідальної за діловодство, може також називатися по-різному, в залежності від його посадових обов'язків, розмірів підприємства та інших умов: секретар, секретар-референт, діловод. p align="justify"> Конкретне найменування служби ДОП, її структура, завдання, функції визначаються підприємством самостійно і повинні бути передбачені в положенні про даної службі, а обов'язки відповідальних за діловодство працівників - в їх посадових інструкціях.
Для регламентації роботи у сфері документаційного забезпечення управління в організації повинні бути розроблені та затверджені внутрішня інструкція з діловодства, положення про службу документаційного забезпечення управління та посадові інструкції працівників, що виконують дані обов'язки.
Працівники несуть персональну відповідальність за невиконання вимог інструкції з діловодства, схоронність знаходяться у них службових документів. Керівник організації несе відповідальність за організацію діловодства, дотримання встановлених правил і порядку роботи з документами в цілому по підприємству. p align="justify"> При перекладі, переміщення або звільнення працівника наявні у нього документи та справи передаються за рішенням керівника організації або керівника структурного підрозділу іншому працівникові за актом прийому-передачі документів і справ (ч. 5 п. 7 Інструкції з діловодства ).
При зміні керівника організації також складається акт прийому-передачі документів і справ.
діловодство документ номенклатура
Життя і смерть документа
Ефективність діловодства конкретної організації обумовлена, насамперед, наявністю єдиного порядку роботи з документами, внутрішніх інструкцій, що визначають даний порядок.
. Бланки, табелі та альбоми документів: шлях до досконалості в документообігу
