r/>
Документи в організації, за винятком внутрішніх документів структурних підрозділів, спільних документів і деяких інших, повинні оформлятися на бланках, під якими розуміють стандартний аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, і місцем, відведеним для змінної інформації (п. 21 Інструкції з діловодства). На бланку виготовляють тільки першу сторінку документа, всі наступні сторінки оформляються на чистому аркуші паперу. p align="justify"> Передбачено два види бланків документів:
бланк для листа - для оформлення листів різного виду (відповідей, запитів, супровідних листів і т.д.);
загальний бланк - для розпорядчих (накази, розпорядження), організаційних (положення, інструкції) і довідково-інформаційних документів (акти, довідки, доповідні записки та ін.)
Відрізняються дані види бланків складом розміщуваних на них реквізитів.
Крім загальних для обох бланків реквізитів, таких як державний герб Республіки Білорусь (для госорганизаций), емблема або товарний знак (за їх наявності), код організації по ОКРБ 004-2001 або за ОКРБ 018-2003, а також найменування організації (в тому числі вищестоящої за її наявності), на бланк для листа наносяться поштову адресу відправника і його комунікаційні та комерційні дані (п. 25 і 26 Інструкції з діловодства).
Для скорочення кількості застосовуваних форм документів організації розробляють уніфіковані форми документів.
Уніфікована форма документа є бланк документа певного виду (наказ, протокол тощо) з розташованими на ньому реквізитами, що складається з урахуванням специфіки діяльності організації.
Уніфіковані форми документів заносяться в табель уніфікованих форм документів організації, по суті є переліком цих форм (додаток 1 до Інструкції з діловодства). Створення табеля припускає, що не включені до нього документи виготовляти в організації заборонено. br/>
. "Ходіння" документів: вхідні, вихідні, внутрішні
Всі документи організації поділяються на вхідні, вихідні та внутрішні.
З моменту створення (надходження) вони проходять певний шлях, в якому можна виділити наступні основні стадії.
Вхідні документи
. Прийом та обробка:
огляд поштових конвертів на предмет їх цілісності;
встановлення відповідності адреси, вказаної на конверті, адресою доставки. При невідповідності помилково доставлена ​​кореспонденція направляється за призначенням, а якщо це неможливо - повертається відправнику з позначкою "Помилково доставлено";
розтин конвертів. Конверти з позначкою "Особисто" не підлягають розкриттю. Такі конверти передаються адресату в закритому вигляді, всі інші - розкриваються. Подальша...
