ертизи) скупчуються документів і розподілу їх на зберігання в залежності від проведеної оцінки. Тому в документаційне забезпечення управління існують два поняття - документальний фонд і архівний фонд. [7]
І якщо документальний фонд об'єднує в своєму складі всю документацію організації (або окремих осіб): документи поточного управління, документи, відібрані для постійного або тривалого зберігання, у тому числі і передані на зберігання до Державного Архівний фонд, зібрані колекції документів, то архівний фонд - лише частина документального фонду. На відміну від документального фонду архівний фонд не включає в себе документи з тимчасовими термінами зберігання та має стабільний склад, який може тільки поповнюватися. До складу архівного фонду включаються документи, що мають політичне, економічне, наукове, соціальне, культурне, історичне чи інше значення. [21]
З появою перших документів, звістки про яких сягають Х в., з'явилася і завдання збереження цих документів, і Ларніко, посадова особа, відповідальна за збереження документів, і засвідчує їх правдивість, може вважатися першим архівістом. Перша опис, а точніше перечневая розпис, датована 1288 і увійшла пізніше в Ипатьевскую літопис, може вважатися першим науково-довідковим апаратом. [8]
З появою системи державних установ - наказів, система зберігання документів, їх обліку та використання значно удосконалилася. Із зростанням обсягу друкарства письмові матеріали - документи, відділялися в XIV ст. від бібліотек. До XVI в. великі комплекси документів відкладалися в наказах, що відали певними галузями управління, насамперед Помісному, Розрядному, Посольському та ін Там були сховища документів за майновим станом і повинностям посадських людей згідно Судебник 1550 у старост, соцьких, десяцьких.
У 1836 р. була опублікована неповний рукопис 70-х років XVI ст. під назвою "Опис Царського архіву".
Про повну картині розвитку архівної справи в цей період судити важко, оскільки генеральні описи стали проводитися після "визволення Москви від інтервентів 1614-1615 рр.. і після "Великого московського пожежі" 3 травня 1626 за іменними указам. У 1680 р. такий указ був адресований 23 центральним установам. У період наказовій системи управління ще не склалося уявлення про архівну справу як однієї з функцій управління інформацією. Місця зберігання документів не були стабільними, у міру практичної потреби їх переміщали з одного сховища в інше. Там були випадки свідомого знищення документів, наприклад, віддалялися з стовпців листи з повторюваним змістом для підвищення їх інформаційної насиченості. Але жодних нормативних матеріалів того часу про знищення документів, що не мають практичного значення або дублетних, невідомо. Зате добре відома практика зняття копій для відтворення сховищ документної інформації, які зазнали серйозної шкоди внаслідок війни, поганих умов зберігання і...
