дковий
1. Архівні описи, їх призначення та місце в системі науково-довідкового апарату (НСА)
. 1 Поняття про опису справ і документів
Архівний опис є базовим архівними довідником. Опис одночасно являє собою обліковий документ і основний елемент науково-довідкового апарату, забезпечує оперативний пошук справ. На підставі опису створюються інші довідники системи науково-довідкового апарату архівів (державних, муніципальних, відомчих). Складання опису починається в діловодстві. Створення опису є завершальним етапом роботи з документами в діловодстві, підлягають передачі на зберігання до відомчі та державні архіви.
Для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.
Архівний опис - це архівний довідник, призначений для розкриття складу та змісту одиниць зберігання/одиниць обліку, закріплення їх внутріфондовой систематизації та обліку.
Об'єктом опису в опису виступає одиниця зберігання. Опис являє собою однорівневе опис. Опис містить інформацію і забезпечує пошук інформації на рівні одиниці зберігання.
Описи складаються окремо:
- на справи постійного зберігання (Додаток 1);
- справи тимчасового (понад 10 років) зберігання (Додаток 2);
- справи з особового складу (Додаток 3);
- справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.).
Як правило, архівні описи складаються ще в установах. Але і в державних архівах описи складаються при удосконаленні системи науково-довідкового апарату, при переробці незадовільно описаних документів.
Ряд провідних архівістів виділяють три найважливіші функції архівного опису: інформаційну (розкриває склад і зміст документів), облікову (забезпечує облік кількості справ), класифікаційну (закріплює систематизацію справ усередині фонду).
Інформаційна функція опису реалізується в процесі опису кожної справи на картках при складанні такого важливою елемента, як заголовок справи, який розкриває видовий склад документів і зміст одиниці зберігання. Архівний опис, закінчена і правильно оформлена, дає уявлення про склад і зміст документів фонду в цілому.
Облікова функція опису полягає у вказівці кількості одиниць зберігання у фонді. Цим забезпечується збереження документів, контроль за зміною обсягу фонду. Крім того, наявність порядкових номерів справ сприяє і швидкому пошуку необхідної дослідникам інформації.
Класифікаційна функція опису закріплює і відображає найбільш раціональне і логічне розташування справ у фонді. Під класифікацією документів і справ у межах архівного фонду розуміється їх наукова угруповання відповідно до історично сформованою структурою фондообразователя або основними напрямками і питаннями його діяльності.
У рамках теми нашого дослідження більш детально будуть розглянуті інформаційна та облікова функції архівного опису: інформаційна як внутріфондовий довідник за складом та змістом одиниць зберігання; облікова функція як внутріфондовий первинний обліковий документ.
Архівна опис складається відповідно до класифікації справ архівного фонду, яка складається з двох етапів:
1. Розробка схеми класифікації справ фонду.
2. Розподіл справ у відповідності зі схемою класифікації.
Після проведення класифікації справ (або карток) фонду відповідно до розробленої для конкретного фонду класифікаційної схемою складається архівний опис. Залежно від схеми класифікації, обсягу і завершеності комплектування фонду (або будь-якого іншого комплексу документів) можуть бути складені одна або декілька описів. Окрема самостійна опис може бути складена:
на всі справи фонду, якщо установа припинило своє існування;
справи всіх років однієї структурної частини, якщо вона припинила своє існування;
справи за один рік або кілька років діяльності установи - фондоутворювача, а також однієї або декількох функціональних, предметно-тематичних (матеріали з особового складу, науково-технічна документація, фотоальбоми, творчі документи і т.д. ) та інших частин;
всі справи об'єднаного фонду або кожного, що входить в об'єднаний фонд установи.
Архівний опис складається з власне опису, т. е. переліку справ (описових статей), підсумкового запису, листа-завірит...
