"> максимальне скорочення інстанцій проходження документів (за рахунок виключення технологічних операцій з обробки документів і управлінських ланок, не обумовлених ділової необхідністю);
виключення або максимальне обмеження зворотних рухів документів (при їх обробці - реєстрація та доставка, при їх підготовці - візування і узгодження і т.д.);
максимальне однаковість в порядку проходження і процесах обробки основних категорій документів, виходячи з того, що кожне переміщення документа має бути виправданим.
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій.
Основою структури будь-якого документообігу є документ. Всі документи (традиційні на папері і на магнітних носіях) в комплексі повинні бути узгоджені шляхом дотримання правил особливостей подання інформації на кожному з носіїв.
Організація документообігу - це правила, відповідно до яких має відбуватися рух документів. Організація документообігу об'єднує всю послідовність переміщень документів в апараті управління організації, всі операції з приймання, передачі, складання та оформлення, відправці (і підшивці) документів у справу. Документообіг є важливою складовою частиною діловодства та інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг прискорює проходження і виконання документів в організації.
Порядок проходження документів та організація всіх операцій при роботі з ними, повинен бути регламентований інструкцією з діловодства в організації та табелем уніфікованих форм документів.
Розділяють централізований документообіг і документообіг рівня структурного підрозділу. У централізований документообіг входить вся документація, підлягаючий централізованої реєстрації. Документи, що враховуються тільки в структурних підрозділах, складають документообіг рівня структурного підрозділу.
Як правило, централізований документообіг представлений організаційно-розпорядчою документацією, а документообіг рівня структурного підрозділу - спеціалізованою документацією, що забезпечує основні напрямки діяльності організації (в нього можуть входити і організаційно-розпорядчі документи).
У великих організаціях існує окремий структурний підрозділ, в завдання якого входить забезпечення централізованого документообігу. Структурний підрозділ може називатися по різному: управління справами, канцелярія, загальний відділ тощо В організаціях, де обсяг централізованого документообігу не так великий, щоб ним займалося самостійний підрозділ, функції по його підтримці можуть бути покладені на секретаря керівника організації.
Виділяють три основні типи документів, що становлять централізований документообіг.
Вхідний документ - документ, що надійшов до установи. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, у встановлені терміни. Терміни можуть бути встановлені нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або можуть бути вказані безпосередньо у вхідному документі.
Вихідний документ - офіційний документ, що відправляється з установи. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації. Невелике число вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад запити в інші організації).
Внутрішній документ - офіційний документ, який не виходить за межі підготувала його організації. Дані документи використовуються для організації роботи установи (організації), так як вони забезпечують цілеспрямоване рішення управлінських завдань в межах однієї організації. До внутрішніх документів відносяться організаційно-правові, організаційно-розпорядчі документи. Самостійні групи внутрішнього документообігу складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових засобів, обладнання, внутрішня службова переписка (доповідні, пояснювальні записки), особового складу тощо Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів організації (особливо якщо вони територіально рознесені) і накази керівника організації. Через канцелярію також проходять внутрішні документи, що породжують вихідні документи.
У своїй діяльності Управління керується Конституцією Російської Федерації, законодавством Російської Федерації і Челябінської області, Статутом Красноармійського муніципального району, правовими актами органів місцевого самоврядування Красноармійського муніципального району, регламентом адміністрації району,...
