обілами, які заповнюються змінною інформацією; використовуються в типових ситуаціях (довідки, контракти, договори).
Анкета - перелік заздалегідь підібраних питань. Відрізняється від трафарету тим, що є більш дробової, питання і відповіді можуть мати як однакову, так і різну форму, питання і відповіді розташовуються по вертикалі (особовий листок з обліку кадрів).
Таблиця - сукупність даних, представлених у цифровій або словесній формі і занесених до графи вертикальної і горизонтальної площин (табелі, розрахункові відомості, штатний розклад та ін.
Форма, відповідно до якої складається документ, визначається вимогами ГОСТів та действуюшие правилами оформлення документів. У разі відсутності законодавчо закріплених рекомендацій щодо складання документа вдаються до сформованій практиці їх оформлення.
Складові частини документа (його реквізити) визначаються рекомендаціями ГОСТ Р 6.30 - 2003. Уніфікована система організаційно розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів
Реквізити впливають на юридичну силу документа, тому важливо правильно його оформити відповідно до чинних нормативів.
Серед обов'язкових реквізитів є постійні і реквізити, що змінюються або змінюються повністю.
Реквізити документа розташовуються на лицьовій стороні аркуша паперу.
Двостороння оформлення документів допускається при складанні документів з короткими термінами зберігання.
Документи, що підлягають багаторічному, тривалому зберіганню доцільніше оформляти з одного боку аркуша для забезпечення більшої ступеня збереження паперу.
Відповідно до розділу 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »до складу реквізитів документа входять 30 елементів.
- Державний герб Російської Федерації;
- герб суб'єкта Російської Федерації;
- емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
- код організації;
- основний державний реєстраційний номер підприємства;
- індивідуальний номер платника податків/код причини постановки на облік (ИНН/КПП);
- код форми документа;
- найменування організації;
- довідкові дані про організацію;
- найменування виду документа;
- дата документа;
- реєстраційний номер документа;
- посилання на реєстраційний номер і дату документа;
- місце складання або видання документа;
- відомості про адресата;
- гриф затвердження документа;
- резолюція;
- заголовок до тексту;
- позначка про постановку документа на контроль;
- текст документа;
- відмітка про наявність додатків;
- підпис;
- гриф погодження документа;
- візи узгодження документа;
- відбиток печатки організації;
- позначка про завірення копії документа;
- позначка про виконавця документа;
- позначка про виконання документа і направлення його до справи;
- позначка про вступ документа в організації;
- ідентифікатор електронної копії документа.
. Необхідними якостями документів є повнота та своєчасність інформації, точність, лаконізм формулювань. Основне завдання укладача документа - гранично чітко відобразити відомості, що мають (набувають) правову силу.
Нейтральний тон викладу є нормою ділового етикету. Особистий, суб'єктивний момент повинен бути зведений до мінімуму. Тому за межами ділового мовлення виявляються, наприклад, форми, що володіють емоційно-експресивного забарвленістю (іменники і прикметники з суфіксами суб'єктивної оцінки, вигуки). Використання розмовних, просторічних, діалектних і т. П. Слів і фразеологічних зворотів у діловій промови неприпустимо.
. Обмеження типів мовних одиниць, що використовуються в ділових текстах, і загальна регламентація форми документів обумовлюють іншу найважливішу особливість ділового мовлення високу частотність окремих мовних форм на певних ділянках текстів документів. В якості найпростішого прикладу можна вказати на абсолютне переважання форм називного відмінка в елементах оформлення документів, у текстах, ...
