я. Так, по першому питанню тип може бути - Інформування raquo ;, з другого питання - Колективне прийняття рішення raquo ;. Приклади цілей: Обговорити ситуацію з продажами (Збір інформації), Колективно прийняти рішення про покупку СРМ (Колективне прийняття рішення), Проінформувати співробітників про премії (Інформування), Знайти причини зростання собівартості (Мозковий штурм).
Мета обговорення кожного питання повинна бути зафіксована письмово і доведена до учасників. У процесі проведення заходу потрібно постійно утримувати увагу на цілі, стежити, щоб обговорення наближало учасників до мети. У деяких учасників наради можуть бути додаткові завдання, які не слід озвучувати публічно для успішного їх вирішення. Наприклад, може бути необхідно поспостерігати за поведінкою нового співробітника або спровокувати дійсно зацікавлене обговорення питання (вивести учасників з сонного стану). Ці завдання теж повинні бути чітко сформульовані, наприклад, в приватній переписці секретаря або ініціатора наради з учасником, перед яким поставлено завдання. Також до учасника з таким завданням має бути доведено, що стане результатом її виконання. Наприклад, це може бути доповідна записка або особистий звіт.
Щоб якась подія відбулося, потрібно, щоб була людина, персонально відповідальний за успіх цієї події. Це відноситься і до наради. У кожного наради повинен бути відповідальний за проведення. Його функції:
Доведення до доповідачів тим їх виступів (за час, достатній для підготовки)
Узгодження з учасниками місця і часу проведення
Забезпечення учасників матеріалами (за час, достатній для опрацювання матеріалів)
Контроль опрацювання своїх питань усіма доповідачами з усіма учасниками, у тому числі контроль збору зауважень і питань, отримання відповідей, узгодження зауважень. У відповідального за проведення наради перед початком повинна бути повна інформація про те, які зауваження вдалося врегулювати, а які будуть обговорюватися на нараді. Але контроль не зводиться до збору інформації перед самим початком. Відповідальний має моніторити весь процес підготовки, стежити за тим, щоб доповідач вчасно розіслав матеріали, учасники вчасно відповіли, доповідач і учасники доклали всіх зусиль для зняття розбіжностей. Зовсім не шкідливо зайвий раз зателефонувати, нагадати, уточнити, як ідуть справи. Відповідальному не варто боятися здатися нав'язливим, така нав'язливість - Його професійний обов'язок.
Вирішення організаційних питань, а саме, інформація про проїзд, парковці, замовлення переговорних, устаткування (проекторів, диктофонів і т. д.) і засобів зв'язку (якщо деякі учасники братимуть участь віддалено), забезпечення учасників водою
Підготовчий етап
За час і в обстановці (досить напруженою і дискомфортною) наради прийняти розумне рішення неможливо. Рішення має бути опрацьовано до заходу. Сама нарада збирається для усунення протиріч, які не вдалося усунути заочно на підготовчому етапі. Все, що я тут пишу, відноситься до кожного питання окремо. Нарада може збиратися для обговорення декількох питань. Підготовча робота ведеться по кожному питанню.
Найважливіше:
Дуже важливий підготовчий етап. Нерідко за його підсумками необхідність в очному нараді взагалі пропадає.
Частота проведення нарад і їх тривалість повинні бути регламентовані.
Мінімум голосуючих учасників. Спостерігачів може бути багато.
Пишіть наради на диктофон або знімайте на камеру.
За підсумками наради повинен бути складений протокол.
Доповідач по кожному питанню повинен:
Підготувати текст свого виступу (для всіх видів наради), проект рішення та матеріали, необхідні для прийняття рішення (для колективного прийняття рішення (КПР)).
Надіслати ці матеріали відповідальному за проведення наради для розповсюдження учасникам.
Зібрати всі питання (для всіх видів) та зауваження (КПР).
Вичерпно відповісти на питання, отримати підтвердження від який поставив питання, що тому все зрозуміло.
Відпрацювати зауваження (КПР), а саме:
внести поправки в проект рішення, якщо це можливо,
постаратися знайти взаємоприйнятне рішення, якщо врахувати зауваження в його первинній формі можливим не уявляється,
зафіксувати в письмовому вигляді зауваження, про зняття яких домовитися не вдалося, узгодити формулювання з автором зауважень.
За підсумками відпрацювання питань, зауважень і пропозицій підготувати нову редакцію матеріалів і передати їх відповідальному за проведення зборів.
Іноді доводиться проводити кілька ітерацій цього процесу, так як зауваження одних служб можуть зачіпати інтереси інших. Але для спрощення і прискорення погодження зазвичай службам забороняється висловлювати зауваження і пропозиції поза зоною їхньої...
