відповідальності.
Власне, нараду для ухвалення рішення проводиться з метою зняття протиріч, які не вдалося зняти на підготовчому етапі. Нарада з метою інформування проводиться для того, щоб переконатися, що всі учасники однаково зрозуміли інформацію. Захід для збору інформації спрямоване на те, щоб задати доповідачам уточнюючі питання, які не вдалося прояснити на підготовчому етапі.
Регламент
По-перше, необхідно визначити, у скількох нарадах людина може брати участь за тиждень, і намагатися дотримуватися цієї частоти. Якщо наради проводяться занадто часто, то вони перетворюються на уловлювачів часу. Я вище написав, як важливий попередній етап. Якщо наради відбуваються дуже часто, то на підготовчий етап не залишається часу, і вся робота переходить на очну частину наради, де вона може бути виконана з меншою ефективністю. Наради стають довгими, непродуктивними і дуже частими. Вирішити щось стає неможливо. Максимально допустима частота може варіюватися в різних випадках, але зазвичай вважається, що людина нормально може брати участь у двох нарадах на тиждень. Так що роботу потрібно будувати так, щоб на тиждень було одну нараду, друге залишається в резерві на всякі непередбачені випадки, яких завжди предостатньо.
Іноді наради проводять щодня - це п'ятихвилинки. Для проведення таких заходів є спеціальна технологія, щоб вони не стали уловлювачами робочого часу. Про це буде окрема стаття.
По-друге, обговорення кожного питання має вкластися у визначений час. Людина, організуючий захід, повинен дізнатися у кожного доповідача, скільки часу займе його доповідь і скільки має сенс закласти часу на обговорення. У процесі наради має сенс в цілому дотримуватися зазначеного часу. Зазвичай за дотриманням часу стежить секретар. Він попереджає учасників, коли до завершення блоку залишилося 5 хвилин, і коли блок має завершитися. У деяких випадках за згодою всіх учасників регламент може коригуватися. Робиться це так. Секретар каже, що час на обговорення питання вийшло і питає, чи потрібно продовжити і наскільки. Дуже важливо точно зафіксувати час, на який продовжується доповідь або обговорення. Коли час названо, секретар встановлює згоду учасників і стежить за дотриманням узгодженого часу.
Загальна тривалість заходу може варіюватися, але зазвичай на те, щоб люди налаштувалися, потрібно близько 10 хвилин, продуктивно працювати можна від 20 хвилин до 2:00. Так що захід краще планувати від 30 хвилин до 2 або 2.5 (з урахуванням перерв якраз вийде 2:00 продуктивної роботи) годин.
Учасники
Якщо Ви плануєте радитися для колективного прийняття рішення, то необхідно постаратися запросити мінімум учасників, які мають право голосу, тільки тих, хто дійсно потрібен (за прийнятими процедурам або по суті справи). Чим більше учасників, тим складніше прийняти рішення. Випадкові люди взагалі створюють перешкоди, вони намагаються себе чимось зайняти, задають питання невпопад, відволікають інших учасників. Спостерігачів можна запрошувати в будь-якому необхідній кількості.
Інші види нарад не так чутливі до складом учасників. У деяких випадках більш широке охоплення може бути корисний.
Протокол
Як показав мій досвід, скласти хороший протокол наради можливо, тільки якщо весь процес записана на диктофон. Це не означає, що на нараді не потрібно вести записи. Секретар повинен фіксувати важливі формулювання, наприклад, формулювання рішень. Необхідно, щоб секретар, після того як рішення сформульовано, записував його, далі брав слово і зачитував свій запис, пропонуючи всім учасникам переконатися в тому, що формулювання записана правильно.
Оскільки перенесення тексту з диктофона в протокол пов'язаний з нюансами записи усного тексту, то протокол наради після його складання розсилається всім учасникам для ознайомлення і узгодження. Так як формулювання рішень вже внесені до протоколу в точності, то узгодженню підлягають тільки тексти виступів, запитань і відповідей, а також формулювання особливої ??думки. Їх узгодять з тією людиною, яка вимовляв запротокольовані фрази.
За підсумками наради складається протокол.
Наради бувають різних видів. Їх треба організовувати і проводити по-різному. Тип наради може мінятися від питання до питання.
З кожного питання повинна бути сформульована і письмово зафіксована мета.
За проведення наради повинен бути призначений відповідальний, який займеться організацією.
Дуже важливий підготовчий етап. Нерідко за його підсумками необхідність в очному нараді взагалі пропадає.
Частота проведення нарад і їх тривалість повинні бути регламентовані.
Мінімум голосуючих учасників. Спостерігачів може бути багато.
Пишіть наради на диктофон або знімайте на камеру.
За підсумками наради повинен бути складений протокол.
