ломережі із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. У номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності організації, крім технічної документації та друкованих видань. При складанні номенклатури справ в ТОВ ??laquo; Тепломережі слід керуватися Статутом установи, положеннями про його структурні підрозділи (відділах), штатним розкладом, номенклатурою справ за минулий рік, описами справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, реєстраційними формами, відомчими і типовими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, типовими і зразковими номенклатурами справ.
. 1. Номенклатура справ ТОВ ??laquo; Тепломережі складається відповідальною за ведення діловодства в ТОВ ??laquo; Тепломережі (у відділах ТОВ ??laquo; Тепломережі - фахівцем, відповідальним за організацію роботи з документами) на основі вивчення складу і змісту документів, що утворюються в діяльності організації, затверджується директором ТОВ ??laquo; Тепломережі і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року. Після затвердження номенклатури справ структурні підрозділи отримують виписки відповідних її розділів для використання в роботі.
. 2. Номенклатура справ поділяється на розділи за напрямками діяльності ТОВ ??laquo; Тепломережі .
. 3. Заголовки справ у номенклатурі повинні коротко, чітко і конкретно відображати склад і зміст документів, які передбачається групувати у справи.
При формулюванні заголовка вживаються терміни справа і документи raquo ;, якщо в справу включені документи різних видів.
Заголовки справ можуть уточнюватися в процесі формування та оформлення справ.
. 4. Складання заголовків Різна листування raquo ;, Справа зі звітністю raquo ;, Керівні матеріали raquo ;, Документи з загальних питань і т.п. не допускається.
. 5. Номенклатура справ на майбутній календарний рік складається і подається директору ТОВ ??laquo; Тепломережі на затвердження в останньому кварталі поточного року.
. 6. При оформленні номенклатури справ необхідно залишати в кожному її розділі резервні номери справ (вільне місце), які можуть бути використані в подальшому для внесення заголовків справ, не передбачених в номенклатурі справ, але сформованих протягом календарного року в ТОВ ??laquo; Тепломережі .
. 7. Після закінчення календарного року до номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість заведених справ окремо постійного і тимчасового термінів зберігання, на підставі якої складаються описи справ постійного і тимчасового термінів зберігання.
.8. Номенклатура справ ТОВ ??laquo; Тепломережі містить наступні розділи:
. Організація управління
. Планування
. Інформаційне обслуговування
. Трудові відносини
. Кадрове забезпечення
. Документаційне забезпечення управління і організація зберігання документів
. 9. Графи номенклатури справ ТОВ ??laquo; Тепломережі заповнюються таким чином:
У графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної в номенклатуру. Індекс справи складається з встановленого в ТОВ ??laquo; Тепломережі цифрового позначення найменування розділу і порядкового номера заголовка справи за номенклатурою. Індекси справ позначаються арабськими цифрами.
Наприклад: 02-01 - Річний план роботи ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, де
- найменування розділу - Планування,
- порядковий номер заголовка справи за номенклатурою.
У графу 2 полягає заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків всередині розділів номенклатури справ визначається ступенем важливості документів, що становлять справи, їх взаємозв'язком і систематизацією документів всередині справи.
Графа 3 заповнюється по закінченні календарного року.
У графі 4 зазначається строк зберігання справи, номери статей за Переліком типових документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання.
У графі 5 Примітка вказуються назви переліків документів, використаних при визначенні строків зберігання справ, проставляються відмітки про заклад справ, перехідні справи, виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за оформлення справ, про передачу справ в іншу організацію для продовження та ін.
. ФОРМУВАННЯ СПРАВ
. 1. Формування справ - угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і системати...
